Gestionale Velmotor: L’officina del futuro, oggi.

Velmotor 2000 non è una semplice concessionaria: è un “Honda Dream Dealer”, un punto di riferimento per gli appassionati del marchio a Firenze e in tutta la Toscana. L’azienda offre un ventaglio completo di servizi che spazia dalla vendita di moto nuove e usate alla fornitura di accessori e ricambi originali Honda, fino alla manutenzione ordinaria e straordinaria, al servizio revisioni, all’assistenza legale e ai finanziamenti personalizzati. Questa complessità operativa, tuttavia, si scontrava con una gestione dell’officina ancora largamente manuale e frammentata.

Le prenotazioni per tagliandi e riparazioni venivano gestite attraverso telefonate, email e annotazioni su agende cartacee, un sistema che generava frequenti sovrapposizioni, dimenticanze e una comunicazione inefficiente con i clienti. I dati anagrafici dei clienti erano dispersi tra diversi strumenti non integrati, rendendo impossibile avere una visione unificata della storia di ogni veicolo e del suo proprietario. La formulazione dei preventivi per i tagliandi rappresentava un ulteriore collo di bottiglia: il personale doveva calcolare manualmente i costi in base al modello della moto e al chilometraggio, consultando listini e tabelle, con un notevole dispendio di tempo e un rischio concreto di errori. Infine, i capi reparto non disponevano di strumenti adeguati per pianificare i turni e visualizzare il carico di lavoro dell’officina, navigando spesso a vista nell’allocazione delle risorse.

Abbiamo progettato e sviluppato un software gestionale web-based completamente su misura per le esigenze di Velmotor 2000, trasformando l’officina in un ambiente digitale, efficiente e orientato al cliente. La piattaforma si articola in diversi moduli integrati che coprono l’intero workflow operativo.

Il cuore del sistema è il modulo di prenotazione online, accessibile direttamente dal sito web della concessionaria. I clienti possono selezionare il tipo di intervento, inserire i dati del proprio veicolo e ricevere immediatamente un preventivo dinamico calcolato automaticamente dal sistema in base al modello, all’anno di immatricolazione e al chilometraggio. Questo elimina completamente la necessità di preventivi manuali e offre al cliente un’esperienza moderna e trasparente.

L’anagrafica clienti centralizzata raccoglie in un unico database tutte le informazioni: dati personali, storico dei veicoli posseduti, cronologia completa degli interventi effettuati, preferenze e comunicazioni. Ogni operatore può accedere istantaneamente a queste informazioni, offrendo un servizio personalizzato e professionale.

Il modulo di pianificazione e gestione turni offre ai capi reparto una dashboard intuitiva per visualizzare il carico di lavoro dell’officina, allocare le risorse (ore uomo) in modo ottimale e gestire eventuali imprevisti. Il sistema mostra in tempo reale la disponibilità dei meccanici, gli interventi programmati e quelli in corso, permettendo una gestione proattiva delle risorse.

La sicurezza dei dati è stata una priorità assoluta nella progettazione del sistema. Tutte le comunicazioni tra client e server avvengono attraverso connessioni crittografate con protocollo HTTPS/TLS. I dati sensibili dei clienti, inclusi i dati anagrafici e le informazioni sui veicoli, sono archiviati in database protetti con crittografia at-rest. Il sistema implementa un rigoroso controllo degli accessi basato su ruoli (RBAC), che garantisce che ogni operatore possa visualizzare e modificare solo le informazioni pertinenti al proprio ruolo. Sono inoltre attivi sistemi di backup automatico giornaliero e procedure di disaster recovery per garantire la continuità operativa e la protezione contro la perdita di dati. La piattaforma è pienamente conforme al GDPR, con funzionalità integrate per la gestione del consenso e per l’esercizio dei diritti degli interessati.