Grimaldo Warranty Handler: L’eccellenza artigiana incontra la gestione digitale

Grimaldo Firenze è una maison di gioielleria che incarna l’eccellenza dell’artigianato orafo fiorentino. Ogni gioiello è creato a mano negli atelier della città, utilizzando materiali provenienti da fonti trasparenti e seguendo una filosofia di produzione locale e responsabile. Le collezioni – Chandelier, Palazzo, Corda, Viaggio – raccontano storie di eleganza e raffinatezza, e vengono distribuite attraverso una rete selezionata di boutique e reseller in Italia e all’estero.

La gestione di un business così articolato, tuttavia, presentava sfide significative. L’anagrafica dei clienti finali, dei reseller e dei fornitori era dispersa tra diversi strumenti non integrati. Il tracciamento degli ordini, dalla ricezione alla spedizione, avveniva in modo semi-manuale, con il rischio di errori e ritardi. La gestione del magazzino dei singoli pezzi delle collezioni – ognuno unico e identificabile – richiedeva un sistema preciso che permettesse di sapere in ogni momento dove si trovasse ogni gioiello, se disponibile, venduto o in consegna.

Un aspetto particolarmente critico riguardava la generazione dei certificati di autenticità, documenti fondamentali nel mondo della gioielleria di lusso che attestano l’originalità e le caratteristiche di ogni pezzo. La creazione manuale di questi certificati era un processo laborioso e soggetto a errori. Infine, i reseller non disponevano di un canale digitale dedicato per effettuare ordini, consultare la disponibilità di magazzino o accedere a materiale promozionale, limitando l’efficienza della collaborazione e le opportunità di vendita.

Abbiamo sviluppato “Grimaldo Warranty Handler”, un software gestionale sartoriale che digitalizza e centralizza tutte le operazioni della maison, diventando il sistema nervoso centrale del business. La piattaforma è stata progettata per riflettere l’unicità del brand e per supportare i processi specifici del settore della gioielleria di lusso.

Il modulo anagrafico offre una visione completa e unificata di clienti finali, reseller e fornitori. Ogni scheda raccoglie i dati di contatto, lo storico delle transazioni, le condizioni commerciali concordate e le comunicazioni intercorse. Il sistema permette di segmentare i contatti e di gestire relazioni differenziate in base alla tipologia.

Il modulo di gestione ordini e magazzino traccia ogni singolo pezzo delle collezioni attraverso un identificativo univoco. Il sistema registra la posizione di ogni gioiello (in magazzino, presso un reseller, venduto), lo stato dell’ordine e tutte le movimentazioni. La generazione automatica dei DDT (Documenti di Trasporto) semplifica le spedizioni e garantisce la tracciabilità.

La funzionalità di generazione automatica dei certificati di autenticità rappresenta uno dei punti di forza del sistema. Con pochi click, il personale può generare certificati professionali e personalizzati per ogni pezzo venduto, completi di tutte le informazioni tecniche e delle caratteristiche del gioiello. Questo processo, prima laborioso e manuale, è ora istantaneo e privo di errori.

Il portale reseller completa l’ecosistema, offrendo ai partner commerciali un accesso dedicato da cui possono consultare il catalogo aggiornato, verificare la disponibilità di magazzino in tempo reale, effettuare ordini direttamente online e scaricare materiale promozionale in formato digitale e fisico (per la stampa). Questo canale ha trasformato la collaborazione con i reseller, rendendola più fluida, trasparente e produttiva.

La sicurezza dei dati è stata progettata per proteggere informazioni di estremo valore: l’anagrafica di una clientela esclusiva, i dati dei reseller partner, le informazioni sui singoli pezzi delle collezioni e i certificati di autenticità che attestano l’originalità dei gioielli. Il sistema implementa crittografia end-to-end per tutte le comunicazioni e crittografia AES-256 per i dati archiviati. L’accesso alla piattaforma è protetto da autenticazione forte con supporto per l’autenticazione a due fattori (2FA). Il portale reseller implementa un sistema di credenziali individuali con permessi specifici per ogni partner, garantendo che ogni reseller possa visualizzare esclusivamente i propri ordini, le proprie condizioni commerciali e il materiale promozionale autorizzato. I certificati di autenticità generati dal sistema sono protetti da un sistema di firma digitale che ne garantisce l’integrità e ne impedisce la contraffazione. Tutti gli accessi e le operazioni sono tracciati in log immutabili per garantire la piena tracciabilità. Il sistema è conforme al GDPR e implementa procedure automatizzate per la gestione delle richieste di accesso e cancellazione dei dati. Backup crittografati con frequenza giornaliera e replica su data center geograficamente distribuiti garantiscono la protezione contro la perdita di dati e la continuità operativa.