Lieferantenportal: was es ist und wann ein KMU eines braucht

Ein Lieferantenportal ist ein geschützter Webbereich, in dem sich Ihre Lieferanten mit eigenen Zugangsdaten anmelden, um Dokumente hochzuladen, Bestellungen zu bestätigen, Lieferscheine und Rechnungen zu übermitteln und ihre Zertifikate aktuell zu halten. Hier geht es um das Lieferantenportal, das ein KMU für die eigene Beschaffung aufbaut, nicht um die Portale großer Konzerne, bei denen Sie sich registrieren, wenn Sie selbst der Verkäufer sind.

Der Unterschied ist wichtig. Suchen Sie nach „Lieferantenportal“, weil ein großer Kunde Sie gebeten hat, sich in sein Lieferantenverzeichnis einzutragen, finden Sie die Antwort in den Anleitungen dieses Kunden. Haben Sie dagegen dreißig, hundert oder dreihundert Lieferanten und verbringen Ihre Tage damit, Auftragsbestätigungen per E-Mail hinterherzulaufen, sind Sie hier richtig: Unten lesen Sie, was ein Portal leistet, was sich gegenüber E-Mail und Excel ändert, wie es an Ihr ERP-System angebunden wird und wann es sich wirklich lohnt.

Was ein Lieferantenportal ist

Denken Sie daran, wie eine Beschaffung heute in einem typischen kleinen Fertigungsbetrieb abläuft. Der Einkauf erstellt eine Bestellung im ERP-System, exportiert sie als PDF und schickt sie per E-Mail. Der Lieferant antwortet (manchmal) mit einer Bestätigung, in der der Liefertermin vom gewünschten abweicht. Jemand muss das bemerken, das System aktualisieren und die Produktion informieren. Kommt die Ware, landet der Lieferschein in einem Ordner; die Rechnung trifft ein paar Tage später ein (in Italien über das staatliche E-Rechnungssystem SdI), und die Buchhaltung muss sie von Hand Bestellung und Lieferschein zuordnen.

Das Lieferantenportal bündelt diesen Austausch an einem Ort. Der Lieferant sieht die Bestellungen, die ihn betreffen, bestätigt sie oder schlägt per Klick einen anderen Termin vor, lädt die geforderten Dokumente hoch, und alles landet bereits strukturiert im System des Unternehmens. Niemand muss etwas aus einer E-Mail abschreiben.

Es ist das Gegenstück zum B2B-Kundenportal, in dem Kunden den Status ihrer Aufträge sehen, ohne anzurufen. Die technische Logik ist dieselbe: externe Nutzer, jeder nur mit Zugriff auf die eigenen Daten, verbunden mit dem internen ERP-System.

Was ein Lieferantenportal leistet: die Funktionen, die ein KMU braucht

Nicht jedes Unternehmen braucht alles. Diese Funktionen lassen wir in der ersten Analyse bewerten, von der häufigsten bis zur speziellsten.

Lieferantenstammdaten und Qualifizierung

Der Lieferant pflegt seine Daten selbst: Firmenname, USt-IdNr., Bankverbindung, Ansprechpartner für Bestellungen und Buchhaltung, Versandstandorte. Zur Qualifizierung lädt er die Unterlagen hoch, die Ihr Unternehmen vor einer Zusammenarbeit verlangt: Handelsregisterauszug, Unbedenklichkeitsbescheinigung der Sozialversicherung (in Italien das DURC), Qualitäts- oder Umweltzertifikate, Versicherungspolicen, branchenspezifische Erklärungen.

Der Einkauf gibt frei oder lehnt ab, und der Lieferant wird für bestimmte Warengruppen „qualifiziert“. Gehören Sie zu einer zertifizierten Lieferkette, ist das zugleich der Nachweis, den der Auditor sehen will.

Bestellungen und Auftragsbestätigungen

Die im ERP-System erstellten Bestellungen erscheinen im Portal. Der Lieferant bestätigt Mengen, Preise und Termine oder schlägt Änderungen Position für Position vor. Der Einkauf sieht sofort, welche Bestellungen bestätigt sind, welche offen und welche verschobene Termine haben, ohne das Postfach zu öffnen.

Hier entscheidet sich ein Großteil des Nutzens. In vielen Unternehmen ist die Auftragsbestätigung die wichtigste und zugleich am meisten vernachlässigte Information: Meldet der Lieferant eine Woche vorher, dass ein Bauteil später kommt, plant die Produktion in Ruhe um, statt es am Montagetag zu merken.

Lieferscheine und Rechnungen

Der Lieferant kann den Lieferschein vor dem Versand hochladen, damit das Lager weiß, was kommt, und den Wareneingang vorbereiten kann. Für Rechnungen bleibt in Italien das SdI der offizielle Kanal, das Portal ersetzt es nicht. Das Portal kann dem Lieferanten aber den Status seiner Belege zeigen (eingegangen, der Bestellung zugeordnet, in Zahlung) und die Anrufe seiner Buchhaltung reduzieren, die wissen will, wann gezahlt wird.

Fristen für Zertifikate und Dokumente

Unbedenklichkeitsbescheinigungen, ISO-Zertifikate, Schulungsnachweise für Personen, die Ihre Baustellen oder Werke betreten, Versicherungspolicen: Alle laufen ab. Ein gutes Portal erfasst beim Hochladen das Ablaufdatum, erinnert den Lieferanten rechtzeitig und meldet dem Einkauf, wer nicht mehr auf dem aktuellen Stand ist. Mit einer Excel-Liste hängt diese Prüfung am Gedächtnis einer Person, und an dem Tag, an dem diese Person im Urlaub ist, macht sie niemand.

Kommunikation und Angebotsanfragen

Mitteilungen an alle Lieferanten einer Warengruppe (Betriebsferien, neue Lieferbedingungen, geänderte Abläufe), Nachrichten zu einer einzelnen Bestellung, Angebotsanfragen an mehrere Lieferanten mit Vergleich der Antworten. Jede Nachricht bleibt der Bestellung oder dem Lieferanten zugeordnet, statt in einer E-Mail-Kette mit zehn Personen in Kopie unterzugehen.

Lieferantenportal oder E-Mail und Excel: was sich wirklich ändert

E-Mail und Excel funktionieren, solange es wenige Lieferanten gibt und immer dieselben Personen sie betreuen. Schwierig wird es, wenn das Unternehmen wächst, wenn Zuständigkeiten wechseln oder wenn ein Kunde oder eine Zertifizierungsstelle verlangt, einen Prozess nachzuweisen.

Es gibt noch einen weniger sichtbaren Vorteil: die Daten. Laufen Bestätigungen und Lieferungen über das Portal, können Sie die tatsächliche Termintreue jedes Lieferanten messen, wie oft er einen Termin verschoben hat, wie viele Tage im Schnitt zwischen Bestellung und Lieferung liegen. Diese Zahlen brauchen Sie, wenn Sie Konditionen neu verhandeln oder entscheiden, wen Sie für eine kritische Warengruppe behalten.

Die Grenze muss man benennen. Ein Portal funktioniert nur, wenn die Lieferanten es nutzen. Große, gut organisierte Lieferanten sind das gewohnt, der kleine Handwerksbetrieb, der Lohnarbeiten für Sie übernimmt, meldet sich vielleicht nie an. Deshalb sehen wir in unseren Projekten fast immer einen Mittelweg vor: Ein Lieferant, der das Portal nicht nutzt, erhält die Bestellung trotzdem per E-Mail mit einem Link zur Bestätigung, ganz ohne Passwort.

Anbindung an das ERP-System: der Punkt, an dem sich das Projekt entscheidet

Ein Lieferantenportal, das nicht mit dem ERP-System spricht, schafft Arbeit, statt sie abzunehmen. Müssen Bestellungen vom ERP ins Portal und Bestätigungen vom Portal ins ERP übertragen werden, haben Sie nur das Copy-and-paste verlagert.

Die Anbindung muss mindestens diese Datenflüsse abdecken:

• vom ERP-System ins Portal: Lieferantenstammdaten, Artikel, ausgelöste Bestellungen;
• vom Portal ins ERP-System: Auftragsbestätigungen mit Terminen und Mengen, Änderungen, hochgeladene Lieferscheine;
• in beide Richtungen: der Status der kaufmännischen Belege, falls das ERP-System die Eingangsrechnungen verwaltet.

Wie das umgesetzt wird, hängt von Ihrer Software ab. Bietet sie dokumentierte APIs, ist die Verbindung direkt und aktualisiert sich in Echtzeit. Ist es eine ältere Software, die nur mit Dateiexporten arbeitet, wird ein Austausch in festen Intervallen gebaut, weniger elegant, aber zuverlässig. Ausführlicher behandeln wir das im Leitfaden zur Systemintegration und auf der Seite zu Schnittstellen und APIs.

Bei der Sicherheit sind die Berechtigungen der heikle Punkt. Jeder Lieferant darf nur seine eigenen Bestellungen, Dokumente und Zahlungen sehen. In dem individuellen System, das wir für Pulltex entwickelt haben, gilt dasselbe Prinzip für den Vertrieb: Jeder Handelsvertreter sieht und bearbeitet nur seine eigenen Kunden und Proformarechnungen, während die Verwaltung den Gesamtüberblick hat. Im Lieferantenportal gilt die gleiche Regel, nur mit Nutzern außerhalb des Unternehmens und damit noch weniger Spielraum für Fehler.

Wann sich ein Lieferantenportal lohnt (und wann nicht)

Haben Sie weniger als etwa zwanzig aktive Lieferanten und bestellen selten, ist ein Portal Verschwendung: Ein ordentlich geführtes ERP-System und Disziplin bei den E-Mails reichen. Dasselbe gilt, wenn Ihre Software bereits ein Lieferantenmodul hat, das Ihre Lieferanten nutzen würden: Probieren Sie das aus, bevor Sie etwas in Auftrag geben.

Ein Lieferantenportal beginnt sich zu rechnen, wenn mindestens zwei dieser Bedingungen zutreffen:

• Sie haben Dutzende oder Hunderte aktive Lieferanten, und es gehen täglich Bestellungen raus;
• Lieferverzögerungen legen die Produktion oder Baustellen regelmäßig still;
• Sie müssen Qualifizierungsunterlagen mit Ablaufdatum verwalten, wegen gesetzlicher Pflichten, einer Zertifizierung oder weil Ihre Kunden es verlangen;
• mehrere Personen, vielleicht an verschiedenen Standorten, betreuen dieselben Lieferanten;
• die Buchhaltung verliert Stunden mit dem Abgleich von Rechnungen, Lieferscheinen und Bestellungen.

Ein typisches Beispiel: ein Haustechnikunternehmen, das Subunternehmer auf die Baustellen seiner Kunden schickt. Es muss prüfen, ob jede Firma gültige Bescheinigungen und Schulungsnachweise hat, bevor sie die Baustelle betritt, und es muss das nachweisen können. Hier verringert das Portal ein Risiko und spart zusätzlich Zeit.

Individuell oder fertige Lösung

Es gibt fertige Software für Lieferantenmanagement, oft für Konzerne gedacht und im Abo pro Nutzer oder pro Lieferant verkauft. Für KMU hat sie zwei wiederkehrende Nachteile: Sie ist im Verhältnis zur tatsächlichen Nutzung teuer und lässt sich nur mit den verbreitetsten ERP-Systemen gut verbinden.

Ein individuelles Portal ist sinnvoll, wenn Ihre Beschaffung spezielle Regeln hat (Qualifizierung nach Warengruppe, mehrstufige Freigaben, branchentypische Dokumente) oder wenn Ihre Software keine fertigen Konnektoren bietet. Ist Ihr Prozess dagegen standardisiert und hat Ihr ERP ein funktionierendes Lieferantenmodul, ist die fertige Lösung die vernünftigere Wahl. Für die Entscheidung im Allgemeinen finden Sie einen Vergleich zwischen Individualsoftware und Standardsoftware.

Wenn wir ein Lieferantenportal entwickeln, bauen wir es als Erweiterung der Unternehmenssoftware, ob es die vorhandene ist oder eine von Grund auf gebaute individuelle Unternehmenssoftware. Der typische Ablauf:

1. Analyse mit Einkauf, Lager und Buchhaltung, um zu klären, welche Dokumente gebraucht werden, wer was freigibt und wo heute Zeit verloren geht;
2. eine erste Version mit den wichtigsten Funktionen (meist Bestellungen und Bestätigungen), bereitgestellt auf einer Staging-Umgebung, wo eine kleine Gruppe von Lieferanten sie testet;
3. zweiwöchige Sprints, in denen Qualifizierung, Fristen und Kommunikation dazukommen, je nachdem, wie die Lieferanten das Portal tatsächlich nutzen;
4. Ausweitung auf alle Lieferanten, mit einer Einladungs-E-Mail und einer kurzen Anleitung.

Der Code bleibt Eigentum des Unternehmens: Wollen Sie eines Tages den Entwicklungspartner wechseln oder das Projekt intern weiterführen, können Sie das.

Wie Lieferanten das Portal annehmen

Die Technik ist der einfache Teil. Schwierig ist es, Lieferanten zu einer neuen Gewohnheit zu bewegen. Drei Maßnahmen, die wir funktionieren sehen:

• mit den volumenstärksten Lieferanten beginnen und erklären, was sie davon haben: weniger Mahnungen, schnellere Zahlung, weil Rechnungen sofort zugeordnet werden, eine feste Ansprechperson;
• den Zugang einfach halten, mit Anmeldung per Link und ohne Installation, denn wer das Portal im Lager auf dem Handy nutzt, merkt sich kein komplexes Passwort;
• ein Datum festlegen, ab dem bestimmte Dinge nur noch über das Portal laufen, etwa das Hochladen der Unbedenklichkeitsbescheinigung, und dabei bleiben.

Alles am selben Tag mit dreihundert Lieferanten live zu schalten, ist ein Fehler. Besser zehn Lieferanten, die das Portal im ersten Monat gut nutzen, und dann den Kreis erweitern.

Sprechen wir darüber

Hängt die Beschaffung in Ihrem Unternehmen an E-Mails, Telefonaten und einer Excel-Liste, die nur eine Person versteht, können wir uns den Prozess gemeinsam ansehen und klären, ob ein Lieferantenportal sinnvoll ist oder ob es reicht, Ihr bestehendes System in Ordnung zu bringen. Vereinbaren Sie ein Gespräch mit Selli: Wir gehen von Ihren Bestellungen und Ihren Lieferanten aus, nicht von einem Funktionskatalog.