Lagerverwaltungssoftware: was sie können muss und wann individuell

Eine Lagerverwaltungssoftware erfasst jede Warenbewegung (Eingang vom Lieferanten, Umlagerung, Entnahme, Versand, Retoure) und hält den Bestand im Einklang mit den Belegen, aus denen er entsteht. Arbeiten Sie gut mit Ihrer Lagerverwaltungssoftware, wissen Sie jederzeit, wie viele Stück Sie haben, wo sie physisch liegen und was bereits für einen Auftrag reserviert ist. Für ein KMU fällt die eigentliche Entscheidung nicht zwischen dem Programm mit den meisten Funktionen und dem günstigsten. Sie fällt zwischen einem Produkt, das Ihrem Ablauf folgt, wie er ist, und einem, das Sie zwingt, ihn zu ändern, womöglich zum Schlechteren.

In diesem Leitfaden finden Sie die Funktionen, auf die es ankommt, den Unterschied zwischen Lagerverwaltung und WMS, zwei typische Fälle (ein Großhändler und ein Hersteller) und ein praktisches Kriterium, um zu erkennen, wann eine Standardsoftware reicht und wann sich ein eigenes Projekt oder eine Anbindung an Ihre vorhandenen Systeme lohnt.

Was eine Lagerverwaltungssoftware können muss

Auf den Seiten der Hersteller stehen Dutzende Funktionen. In der Praxis entscheiden acht darüber, ob die Software wirklich genutzt wird.

Bestände und Bewegungen

Der Bestand wird nie von Hand eingetragen: Er muss die Summe der Bewegungen sein. Jeder Zugang, Abgang oder jede Umlagerung entsteht aus einem Beleg (Lieferschein des Lieferanten, Kundenauftrag, Retourenschein), und der Saldo aktualisiert sich von selbst. Wenn in einem Betrieb jemand am Abend "den Bestand korrigiert", ist das Lager schon nicht mehr verlässlich. Eine gute Software unterscheidet zwischen physischem, reserviertem und verfügbarem Bestand: Für den Vertrieb zählt der dritte.

Lagerplätze

Zu wissen, dass Sie 40 Stück haben, reicht nicht, wenn der Lagerist sie in drei Gängen suchen muss. Lagerplätze (Regal, Fach, Palettenplatz) braucht man, sobald das Lager über die Größe hinauswächst, in der "Marco weiß, wo es liegt". Das Signal ist einfach: Wenn der Urlaub einer Person den Versand bremst, brauchen Sie Lagerplätze.

Chargen, Verfallsdaten und Seriennummern

Wer Lebensmittel, Kosmetik, Ersatzteile oder Geräte mit Garantie verkauft, muss früher oder später eine genaue Frage beantworten: Aus welcher Charge stammt dieses Teil, und an welche Kunden ist der Rest der Charge gegangen? Chargen und Seriennummern werden beim Wareneingang erfasst, nicht hinterher rekonstruiert. Führen Sie Produkte mit Verfallsdatum, muss die Software vorschlagen, zuerst zu entnehmen, was zuerst abläuft, statt das dem Gedächtnis der Kommissionierer zu überlassen.

Barcodes und mobile Geräte

Der Barcodescanner nimmt das Tippen genau dort heraus, wo die meisten Fehler passieren: beim Wareneingang und bei der Entnahme. Ein mobiles Datenerfassungsgerät oder auch ein Smartphone mit einer passenden App bestätigt, dass das richtige Teil am richtigen Platz ist. Die oft übersehene Voraussetzung sind saubere Artikelnummern und Etiketten, die sich direkt aus der Software drucken lassen.

Kommissionierung und Auftragsvorbereitung

Kommissionierung heißt, die Ware für einen Auftrag zu entnehmen. Bei wenigen Aufträgen am Tag genügt eine gedruckte Liste. Werden es Dutzende und kommen sie über verschiedene Kanäle (Außendienst, Onlineshop, Vertriebsinnendienst), brauchen Sie eine nach Lagerplatz sortierte Pickliste, die Bestätigung am Gerät und eine Mengenkontrolle vor dem Verpacken.

Lieferscheine, Retouren und Belege

Der Lieferschein muss den Bestand von selbst abbuchen, die Retoure muss ihn wieder zubuchen, der Lieferschein des Lieferanten muss ihn einbuchen. Wird der Lieferschein in einem Programm geschrieben und der Abgang in einem anderen gebucht, laufen die beiden Zahlen früher oder später auseinander. Das gilt auch für die Belege an die Buchhaltung: Die Rechnung muss aus dem Lieferschein entstehen, ohne die Positionen abzutippen.

Inventur

Die Inventur gleicht die Daten mit der Wirklichkeit ab. Eine gut gemachte Software erlaubt die permanente Inventur (ein Bereich nach dem anderen, ohne das Lager zu schließen), bucht Differenzen als nachvollziehbare Bewegungen und bewertet den Bestand nach dem Verfahren, das Sie mit Ihrem Steuerberater festgelegt haben, zum Beispiel gewogener Durchschnitt oder FIFO.

Mindestbestände und Nachbestellung

Ein Mindestbestand pro Artikel und ein Bestellvorschlag, gruppiert nach Lieferant, verhindern zwei gegensätzliche Probleme: Fehlbestände bei Artikeln, die sich gut drehen, und gebundenes Kapital bei denen, die liegen bleiben. Der Vorschlag muss änderbar bleiben: Die Software schlägt vor, der Einkauf entscheidet.

Lagerverwaltungssoftware oder WMS: Was ist der Unterschied

Bei der Suche stoßen Sie auf beide Begriffe. Eine Lagerverwaltung im üblichen Sinn führt Artikel, Bestände, Bewegungen und Belege, fast immer innerhalb einer Warenwirtschaft, die auch Verkauf, Einkauf und Rechnungsstellung abdeckt. Ein WMS (Warehouse-Management-System) setzt eine Ebene tiefer an: Es steuert die physischen Abläufe, also wohin eingehende Ware kommt, in welcher Reihenfolge entnommen wird und welcher Mitarbeiter was erledigt, mit Funkterminals und Logiken zur Wegeoptimierung.

Ein KMU mit einem Lager von einigen hundert Quadratmetern und wenigen Mitarbeitenden braucht selten ein vollständiges WMS. Es braucht verlässliche Bestände, Lagerplätze, Barcodes und verknüpfte Belege. Ein WMS wird sinnvoll, wenn die Entnahmemengen so groß sind, dass die Organisation von Wegen und Aufträgen die Kosten tatsächlich beeinflusst.

Zwei konkrete Beispiele: der Großhändler und der Hersteller

Der Großhändler

Denken Sie an einen Elektrogroßhändler mit einem Zentrallager, einem Außenlager und sechs Außendienstmitarbeitern. Die täglichen Fragen lauten so: Der Außendienstler beim Kunden will wissen, ob ein Artikel verfügbar ist und wann die beim Lieferanten bestellte Ware eintrifft; das Lager muss bis 16 Uhr die Aufträge vorbereiten, die noch am selben Tag rausgehen; die Buchhaltung muss am Monatsende alle ausgestellten Lieferscheine fakturieren.

Hier muss die Lagerverwaltungssoftware zwei Standorte mit Umlagerungen abbilden, die Verfügbarkeit abzüglich offener Aufträge, das voraussichtliche Eingangsdatum bestellter Ware und einen Zugang für den Außendienst, zumindest zum Nachsehen. Der Engpass ist in solchen Betrieben fast nie das Lager selbst: Es ist die Information, die zu spät beim Außendienst oder im Büro ankommt.

Der Hersteller

Ein Unternehmen, das zum Beispiel mechanische Bauteile oder Lebensmittel herstellt, hat zwei logische Lager: Rohstoffe und Fertigware, oft mit Halbfabrikaten dazwischen. Startet ein Fertigungsauftrag, muss das System die Komponenten laut Stückliste abbuchen und das Fertigprodukt mit seiner Charge einbuchen. Fehlt diese Verbindung, werden die Rohstoffbestände "nach Augenmaß" mit einer gelegentlichen Inventur korrigiert, und die Chargen werden rückwärts rekonstruiert, wenn ein Kunde reklamiert.

Für einen Hersteller ist die Lagerverwaltung fast immer Teil von etwas Größerem: Produktion, Einkauf, Qualitätskontrolle. Mehr dazu im Leitfaden zum ERP-System für KMU.

Wann eine Standard-Lagerverwaltungssoftware reicht

Sagen wir es deutlich: In vielen Fällen ist ein Standardprodukt die richtige Wahl. Wenn Sie ein einziges Lager haben, weniger als fünf Personen damit arbeiten, Ihr Sortiment nicht jedes Jahr seine Struktur ändert und Ihr Ablauf klassisch ist (Auftrag, Lieferschein, Rechnung), erledigt eine Software vom Markt die Arbeit zu kalkulierbaren Kosten. Es gibt gute Cloud-Produkte für Zu- und Abgänge, Chargen, Barcodes, Inventur und Nachbestellung.

Standardsoftware funktioniert auch dann, wenn Sie bereit sind, Ihre Arbeitsweise an die Software anzupassen.

Testen Sie die Software vor dem Kauf mit Ihren echten Daten: Laden Sie hundert echte Artikel, buchen Sie einen Wareneingang, einen Auftrag mit einem chargengeführten Artikel und eine Retoure. Nach einem halben Tag wissen Sie, ob der Ablauf trägt oder ob Sie schon nach Umwegen suchen.

Wann Sie eine individuelle oder angebundene Lagerverwaltungssoftware brauchen

Das Standardprodukt wird in drei wiederkehrenden Situationen zu eng.

Das Lager muss mit dem Onlineshop sprechen

Verkaufen Sie online und offline aus demselben Bestand, darf es nur einen Bestand geben. Hat der Onlineshop seinen eigenen Bestand und die Warenwirtschaft einen anderen, verkaufen Sie früher oder später online ein Teil, das das Lager gerade an einen B2B-Kunden geschickt hat. Die Lösung ist ein zuverlässiger Abgleich von Artikeln, Verfügbarkeit und Aufträgen, der oft eine eigene Entwicklung erfordert, weil fertige Konnektoren nur die einfachen Fälle abdecken. Den Ablauf haben wir im Artikel über die Anbindung des Onlineshops an die Warenwirtschaft beschrieben.

Das Lager muss mit Buchhaltung und CRM sprechen

Viele KMU haben bereits eine Buchhaltungssoftware, die der Steuerberater kennt und die niemand wechseln will. Dann ist es nicht sinnvoll, sie zu ersetzen: Besser stellt man ihr ein operatives Werkzeug für Lager und Verkauf zur Seite und verbindet beide über eine Integration, sodass die Belege ohne Abtippen in die Buchhaltung gelangen. Dasselbe gilt für das CRM. Im Projekt für Pulltex haben wir eine webbasierte Unternehmenssoftware für Außendienst, Kunden und Proformarechnungen gebaut, die in beide Richtungen mit HubSpot verbunden ist: Die Außendienstmitarbeiter erstellen Proformarechnungen, indem sie Kunden und Produkte aus bereits angelegten Stammdaten wählen, und die Belege landen in der Historie der Verkaufschancen im CRM. Laut den Daten der Fallstudie hat sich die Zeit für Erstellung und Versand einer Proformarechnung um 70 % verringert. Das Prinzip gilt auch für das Lager: Die operative Software wird um den Prozess herum gebaut, die anderen Systeme bleiben, wo sie sind, und sprechen über APIs miteinander. Wie das funktioniert, lesen Sie auf der Seite zu Integrationen und APIs.

Der Prozess sieht anders aus als in der Software

Sets aus mehreren Artikeln, Konsignationsware beim Kunden, Vermietung mit Rücknahme und Zustandsprüfung, Produkte, die meterweise verkauft und rollenweise eingekauft werden, Lager in den Fahrzeugen der Techniker: In solchen Fällen wird die Standardsoftware "mit einem Trick" genutzt. Sind es drei oder vier Tricks, sind die Daten nicht mehr verlässlich, und das Lager wandert zurück in Excel. Dann ist es Zeit, eine individuelle Unternehmenssoftware zu prüfen, die auf Ihrem tatsächlichen Ablauf aufbaut statt auf einem Durchschnittsablauf.

Wenn Ihnen noch nicht klar ist, auf welcher Seite Sie stehen, finden Sie einen ausführlicheren Vergleich in unserem Artikel Individualsoftware oder Standardsoftware.

Die häufigsten Fehler bei der Einführung einer Lagerverwaltungssoftware

Die Software ist selten die Ursache, wenn eine Einführung schiefgeht. Die Ursachen sind fast immer diese.

Unsaubere Artikelnummern. Dasselbe Produkt dreimal mit unterschiedlichen Beschreibungen angelegt, Lieferantennummern als interne Nummern verwendet, ausgelaufene Artikel nie geschlossen. Aufgeräumt wird vorher, nicht nachher.

Unklare Mengeneinheiten. Sie kaufen im Karton zu 12, verkaufen einzeln und zählen bei der Inventur angebrochene Kartons. Sind die Umrechnungen nicht von Anfang an festgelegt, wird jeder Bestand zur Diskussion.

Eine überhastete Anfangsinventur. Die erste Inventur ist der Nullpunkt für alles. Stimmt sie nicht, übernimmt das neue System die Fehler des alten und verliert in den ersten Wochen an Glaubwürdigkeit, also genau dann, wenn die Leute entscheiden, ob sie ihm vertrauen.

Unterschätzte Migration. Stammdaten, Preislisten, offene Aufträge, Salden: Die Datenübernahme muss geplant und mit wiederholten Probeläufen geprüft werden. Mehr dazu im Leitfaden zur Datenmigration beim Wechsel des ERP-Systems.

Niemand ist für die Daten verantwortlich. Es braucht eine Person, die für Inventurdifferenzen geradesteht.

Die Fragen, die Sie vor der Auswahl stellen sollten

Ob Sie ein Produkt oder ein eigenes Projekt prüfen, diese Fragen ersparen Ihnen Monate.

Beim letzten Punkt ist unsere Haltung eindeutig: Wenn wir eine Unternehmenssoftware für einen Kunden entwickeln, gehört der Quellcode ihm. Will er eines Tages den Anbieter wechseln, kann er das.

Was eine Lagerverwaltungssoftware kostet

Eine Standardsoftware in der Cloud bezahlen Sie im Abo, meist pro Nutzer oder pro Modul. Ein individuelles Projekt hat anfängliche Entwicklungskosten und danach Wartungskosten. Fair vergleichen lassen sich nur die Gesamtkosten über drei bis fünf Jahre, einschließlich der Stunden, die heute für Fehlerkorrekturen, wiederholte Inventuren und abgetippte Belege draufgehen. Die Rechnung erklären wir im Leitfaden was eine individuelle Unternehmenssoftware kostet.

Wenn Ihr Lager heute in geteilten Excel-Tabellen lebt, finden Sie die Anzeichen, dass es Zeit für einen Wechsel ist, in Schluss mit Excel: 5 Anzeichen, dass Ihr KMU eine Unternehmenssoftware braucht.

Wie wir bei Lagerprojekten arbeiten

Wir beginnen mit ein bis zwei Wochen Analyse: Wir gehen mit den Leuten, die dort arbeiten, durch das Lager, verfolgen einen Auftrag vom Eingang bis zum Versand und sammeln die echten Belege. Danach entwickeln wir in Sprints von zwei Wochen: Am Ende jedes Sprints testet der Kunde einen funktionierenden Teil in einer Testumgebung mit seinen eigenen Daten. Der Wareneingang wird vor der Kommissionierung abgenommen, die Kommissionierung vor der Fakturierung. So steht das Lager nie still für einen "großen Umstellungstag", und Probleme zeigen sich, solange sie noch wenig kosten.

Lässt sich Ihr Fall mit einem Standardprodukt lösen, sagen wir es Ihnen. Mehr als einmal haben wir eine Software vom Markt plus eine schlanke Integration empfohlen statt eines kompletten Projekts.

Sprechen wir darüber

Wenn Sie eine Lagerverwaltungssoftware suchen und nicht wissen, ob ein Standardprodukt reicht oder ob sie an Onlineshop, Buchhaltung und Vertrieb angebunden werden muss, erzählen Sie uns, wie Ihr Lager heute arbeitet. In einem Gespräch von 30 Minuten sehen wir uns den Ablauf gemeinsam an und sagen Ihnen, welcher Weg für Ihr Unternehmen sinnvoll ist, auch wenn es nicht unserer ist.