Excel ablösen: 5 Anzeichen, dass Ihr KMU ein ERP-System braucht

Excel als Warenwirtschaft funktioniert, solange das Unternehmen klein ist, nur eine Person die Dateien bearbeitet und Fehler auf einen Blick auffallen. Sobald fünf Leute damit arbeiten, die Mappe fünfzig Blätter hat und auf Basis dieser Zahlen über Preise, Bestände und Liefertermine entschieden wird, kostet die Datei mehr, als sie spart. Hier sind die fünf Anzeichen, die wir am häufigsten bei KMU sehen, die Excel ablösen und durch ein ERP-System ersetzen wollen, und ein praktischer Weg, um zu prüfen, ob sich der Umstieg in Ihrem Fall lohnt.

Excel bleibt ein sehr gutes Werkzeug für Analysen, Simulationen und schnelle Auswertungen. Probleme entstehen, wenn es zur gemeinsamen Datenbank des Unternehmens wird, eine Aufgabe, für die es nie gedacht war.

Excel oder ERP-System: der eigentliche Unterschied

Excel ist ein leeres Blatt: Sie können alles in jede Zelle schreiben, ohne Regeln. Ein ERP-System macht das Gegenteil. Die Daten haben eine Struktur (ein Kunde, seine Aufträge, die Positionen jedes Auftrags), Felder werden geprüft, jeder Nutzer sieht und ändert nur das, wofür er zuständig ist, und jede Änderung wird protokolliert.

Das klingt nach einem technischen Detail, entscheidet aber darüber, wie weit Sie den Zahlen trauen können. In einer Tabelle hängt die Zuverlässigkeit davon ab, wie sorgfältig die Person an diesem Tag gearbeitet hat. In einem ERP-System hängt sie von Regeln ab, die die Software bei jeder Eingabe anwendet.

1. Die Datei ist ein Monster, das niemand anzufassen wagt

Das erste Anzeichen ist die Komplexität. Die Datei ist Stück für Stück gewachsen: ein Blatt für Kunden, eines für die Preisliste, eines für Aufträge, dann die Makros, dann die Verknüpfungen zwischen verschiedenen Dateien. Heute hat sie Dutzende Reiter, braucht eine Minute zum Öffnen, und die Formeln versteht nur, wer sie geschrieben hat (und der hat womöglich inzwischen den Job gewechselt).

Ab diesem Punkt ist jede neue Zeile ein Risiko und jede Änderung wird mit angehaltenem Atem gemacht. Ein Ersatzteilhändler, der eine zweite Preisliste für Wiederverkäufer einführen will, oder ein Haustechnikbetrieb, der auch Wartungstermine erfassen möchte, bekommt zu hören: „Lieber nicht, sonst geht alles kaputt.“ Wenn kaufmännische Entscheidungen liegen bleiben, weil die Datei es nicht aushält, entscheidet die Datei an Ihrer Stelle.

In einem ERP-System bedeutet die Händlerpreisliste eine zusätzliche Tabelle und zwei Masken, und alles andere läuft weiter. Die Logik steckt im Code und in der Dokumentation und bleibt damit erhalten, auch wenn die Person, die sie entworfen hat, im Urlaub ist oder das Unternehmen verlässt.

2. Fehler in den Daten fallen zu spät auf

Es genügt eine Formel, die eine Zeile zu weit gezogen wurde, oder ein Einfügen in die falsche Spalte. Absicht steckt nie dahinter: Excel akzeptiert jeden Wert in jeder Zelle, und früher oder später nutzt das jemand aus, ohne es zu merken. Raymond Panko, Professor an der University of Hawaii, untersucht seit Jahren Fehler in Tabellenkalkulationen und hat veröffentlichte Prüfungen realer Unternehmensdateien zusammengetragen: In neun Studien mit offengelegter Methodik enthielten von 163 untersuchten Tabellen 84 % Fehler.

Meist zeigt sich der Fehler erst, wenn der Schaden schon da ist: das Angebot mit dem Preis vom Vorjahr, der doppelt gewährte Rabatt, der Bestand, der als verfügbar erscheint, aber schon für einen anderen Auftrag reserviert ist. Eine individuelle Unternehmenssoftware nimmt den meisten dieser Fehler die Grundlage: Daten kommen über Eingabemasken mit Prüfungen herein, Berechnungen liegen an einer einzigen Stelle, es gibt nur eine Preisliste, und ein unplausibler Wert wird vor dem Speichern gemeldet.

3. Niemand weiß, welche Version der Datei die richtige ist

angebote_kunden_final_v2_OK.xlsx. Wenn es in Ihrem freigegebenen Ordner eine Datei mit so einem Namen gibt, wissen Sie, wovon wir sprechen. Arbeiten mehrere Personen in Excel mit denselben Daten, entstehen Kopien: die aus der E-Mail vom Montag, die auf dem Laptop des Inhabers, die der Vertriebler auf seinem Desktop gespeichert hat, um im Zug zu arbeiten. Änderungen überschneiden sich, und niemand weiß, welche Zahlen stimmen.

Ein typischer Fall: Der Vertrieb verfolgt seine Verkaufschancen in einer gemeinsamen Datei. Ein Verkäufer aktualisiert den Status eines Kunden, während eine Kollegin in einer alten Kopie die Kontaktdaten korrigiert. In der Freitagsbesprechung passen die Zahlen nicht zusammen, und eine halbe Stunde geht mit der Ursachensuche drauf. In einem ERP-System liegen die Daten in einer einzigen Datenbank, alle arbeiten mit derselben Version, und jede Änderung wird mit Name und Datum gespeichert. Die Frage „Wer hat diesen Preis geändert?“ ist in zehn Sekunden beantwortet.

4. Die Daten kommen zu spät, und die Entscheidungen auch

Eine Excel-Tabelle ist eine Momentaufnahme: Sie zeigt den Stand der letzten Aktualisierung. Wird das Lager erst am Abend abgeglichen, schaut der Vertriebler, der morgens einen Liefertermin zusagt, auf die Zahlen von gestern. Haben Vertrieb, Produktion und Logistik jeweils eine eigene Datei, muss jemand stundenlang Daten zusammenführen, die nicht zueinander passen, nur um ein Gesamtbild zu bekommen.

In einem ERP-System nutzen alle dieselben Daten: Ein erfasster Auftrag aktualisiert sofort die Verfügbarkeit, kann einen Fertigungsauftrag anstoßen und die Buchhaltung informieren. Und wenn Sie online verkaufen, macht die Anbindung von Onlineshop und Warenwirtschaft das erneute Abtippen von Bestellungen ganz überflüssig.

Genau so sah es bei Dabe Service aus, einem italienischen Haustechnikunternehmen mit Dutzenden Technikern im Außendienst: Einsatzplanung per Telefon, E-Mail und Excel, Arbeitsberichte auf Papier, die im Büro abgegeben wurden. Mit Dabe Connect, der Plattform mit App für die Techniker, kommen die Einsatzdaten in Echtzeit an. Das Unternehmen berichtet, dass die Papierdokumentation der Einsätze komplett weggefallen ist und die Übertragungsfehler um 95 % gesunken sind.

5. Ihr Team kopiert mehr Daten, als es arbeitet

Das ist das teuerste Anzeichen, weil es auf keiner Rechnung auftaucht. Zum Messen reichen drei Rechnungen, die Sie mit Ihren Abteilungsleitern machen können (die Zahlen hier sind nur ein Beispiel):

Im Beispiel kommen 53 Stunden im Monat zusammen, mehr als anderthalb Arbeitswochen einer Person. Multiplizieren Sie Ihre Stunden mit dem internen Stundensatz, und Sie wissen, was Excel als Warenwirtschaft Sie jeden Monat kostet. Mit einer passenden Software erstellt sich der Monatsbericht selbst, Bestellungen kommen ohne Copy-and-paste aus dem Onlineshop, und automatische Prüfungen verkürzen die Kontrollzeiten. Die Mitarbeiterin, die heute ihre Vormittage mit dem Abtippen von Aufträgen verbringt, kann sich wieder um Kunden kümmern.

Wann Excel noch ausreicht

Wenn Sie zu dritt sind und etwa zehn Aufträge pro Woche abwickeln, ist eine individuelle Software wahrscheinlich ein Kostenpunkt, der sich noch nicht rechnet. Eine Tabelle hält gut, wenn:

• sie von ein oder zwei Personen genutzt wird, die nicht gleichzeitig an denselben Daten arbeiten;
• die Mengen gering sind und ein Fehler sofort auffällt;
• sich der Prozess noch jeden Monat ändert und Sie Flexibilität brauchen, um herauszufinden, wie Sie arbeiten wollen.

Eine über Jahre gewachsene Excel-Datei ist zudem oft die genaueste Beschreibung dessen, wie das Unternehmen tatsächlich arbeitet, mit allen nachträglich eingefügten Spalten und am Rand notierten Ausnahmen. Wenn wir ein ERP-System konzipieren, ist sie eines der ersten Dokumente, um die wir bitten.

So lösen Sie Excel ab, ohne den Betrieb lahmzulegen

Wenn Sie sich in zwei oder mehr Anzeichen wiedererkannt haben, sollte der Umstieg vorbereitet werden. In unseren Projekten hat sich diese Reihenfolge bewährt:

1. Erfassen Sie alle Dateien: welche es gibt, wer sie nutzt, für welchen Prozess und wie oft. Fast immer tauchen Dubletten und Blätter auf, die seit Monaten niemand geöffnet hat.
2. Beginnen Sie mit dem Prozess, der am meisten kostet, an Stunden oder an Fehlern. Meist sind das Aufträge, Angebote oder Lager. Der Rest kommt später dazu, wenn das erste Modul im Einsatz ist.
3. Bereinigen Sie die Daten vor dem Import. Doppelte Stammdaten, Artikelnummern in drei Schreibweisen, zweckentfremdete Spalten: Was unsauber ins neue System kommt, bleibt unsauber. Details finden Sie in unserem Leitfaden zur Datenmigration in ein neues ERP-System.
4. Lassen Sie das System vor dem Livegang mit echten Daten in einer Testumgebung ausprobieren. Wer jeden Tag Aufträge erfasst, findet an einem Nachmittag Probleme, die in keiner Besprechung auftauchen.
5. Schalten Sie die alten Dateien schrittweise ab. Einige Wochen laufen beide Systeme parallel, dann werden die Tabellen schreibgeschützt und schließlich archiviert.

So arbeiten wir bei Selli: eine Analyse Ihrer Prozesse zu Beginn (Excel-Dateien eingeschlossen), Entwicklung in zweiwöchigen Sprints mit einer testbaren Version auf einer Staging-Umgebung am Ende jedes Sprints, und der Quellcode bleibt Eigentum des Kunden. Bei Grimaldo Firenze, einem Haus für hochwertigen Schmuck, hat das System Grimaldo Warranty Handler den Einsatz von Excel-Tabellen im Tagesgeschäft der Boutique um 80 % reduziert und die Bearbeitungszeit für Händlerbestellungen um 60 % gesenkt.

Wenn Sie die Investition abwägen, finden Sie in unserem Leitfaden Was kostet eine individuelle Unternehmenssoftware die Faktoren, aus denen sich der Preis zusammensetzt, und eine Beispielrechnung zum ROI. Wenn Sie klären möchten, welche Art System Sie brauchen, lesen Sie den Leitfaden So wählen Sie ein ERP-System für KMU.

Sprechen wir darüber: Zeigen Sie uns Ihre komplizierteste Datei

Ob es Zeit ist, Excel abzulösen, sieht man am besten gemeinsam. Vereinbaren Sie ein Gespräch mit uns und teilen Sie Ihren Bildschirm mit der Datei, auf der Ihr Unternehmen läuft: Wir sagen Ihnen, ob sich ein Ersatz lohnt, mit welchem Prozess Sie beginnen sollten und wie viel Aufwand das bedeutet. Wenn Excel für Sie vorerst reicht, sagen wir Ihnen das auch.