ERP wechseln ohne Datenverlust: Leitfaden zur Datenmigration

Sie können Ihr ERP wechseln, ohne Daten zu verlieren, wenn Sie die Migration als eigenes Projekt behandeln und nicht als letzte Pflichtaufgabe vor dem Start. Wenn Sie überlegen, Ihr ERP zu wechseln, lautet die kurze Antwort: Erfassen Sie Ihre Daten, bereinigen Sie sie vor dem Umzug, testen Sie die Migration in einer Testumgebung, gleichen Sie die Summen zwischen altem und neuem System ab und halten Sie einen Plan für den Weg zurück bereit.

Der Rest des Artikels zeigt, wie das in der Praxis geht. Er richtet sich an Inhaber von KMU, die wissen, dass das heutige System nicht mehr reicht, aber eine konkrete Sorge haben: dass Jahre an Kunden, Aufträgen, Rechnungen und Preislisten verschwunden oder fehlerhaft sind. Die Sorge ist berechtigt, betrifft aber fast immer improvisierte Migrationen, bei denen am Freitag nach Excel exportiert und am Montag importiert wird.

Wann sich ein Systemwechsel lohnt: Warnsignale, die Sie ernst nehmen sollten

Bevor es um Datenmigration geht, sollten Sie fragen, ob der Wechsel wirklich nötig ist. Manchmal genügt es, das vorhandene Werkzeug besser einzurichten. Manchmal nicht, und die Signale sind gut zu erkennen.

Das erste: Die Daten leben außerhalb der Software. Wichtige Informationen stehen in parallelen Excel-Listen, in E-Mails, in Papierkalendern, und das System erfasst nur einen Teil dessen, was passiert. Das zweite ist die Doppelerfassung. Die Technik schreibt einen Einsatz auf, die Buchhaltung tippt ihn für die Rechnung erneut ab, und jeder Schritt ist eine Fehlerquelle.

Dann gibt es Software, die nicht mehr zu Ihrer Arbeitsweise passt. Sie haben eine Dienstleistung, einen Vertriebskanal oder einen Standort dazubekommen, und das System zwingt Sie zu Umwegen. Oder es spricht nicht mit dem Rest: Onlineshop, CRM, Techniker-App, und jede Verbindung ist ein manueller Export. Es kommt auch vor, dass der Hersteller das Produkt nicht mehr weiterentwickelt oder jede Anpassung unverhältnismäßig viel Zeit und Geld kostet. Das letzte Signal ist das aufschlussreichste: Für eine verlässliche Zahl müssen Sie eine einzige Person fragen, die als Einzige weiß, wie es wirklich funktioniert.

Erkennen Sie sich in zwei oder drei dieser Punkte wieder, ist das Problem keines der Konfiguration mehr. Ausführlicher darüber haben wir in 5 Anzeichen, dass Ihr KMU eine individuelle Unternehmenssoftware braucht geschrieben.

Ein konkretes Beispiel. Vor dem Projekt Dabe Connect plante Dabe Service, ein italienisches Unternehmen der Gebäude- und Industrietechnik mit Dutzenden Technikern im Außendienst, die Einsätze über Telefonate, E-Mails und Excel-Tabellen, während die Techniker Papierberichte ausfüllten und ins Büro brachten. Informationen wurden zwischen Technik und Verwaltung doppelt erfasst. Das ist der typische Fall, in dem sich ein Wechsel auszahlt, und zugleich der, in dem die Datenmigration die meiste Sorgfalt braucht, weil die Daten an vielen verschiedenen Orten liegen. Den ganzen Weg beschreibt die Fallstudie Dabe Connect für die Haustechnik.

So bereiten Sie den Wechsel vor

Die Vorbereitung ist der unsichtbarste Teil und der, der am meisten zählt. Ob eine Datenmigration gelingt, entscheidet sich hier, Wochen vor dem Umstellungstag.

Bestandsaufnahme: welche Daten Sie haben und wo sie liegen

Am Anfang steht die Liste der Quellen. Das alte System ist die erste, aber selten die einzige. Meist gibt es außerdem:

• gemeinsam genutzte Excel-Dateien und die auf dem Desktop einzelner Kollegen;
• die Buchhaltungssoftware, falls getrennt;
• das CRM oder die Kontaktliste des Vertriebs;
• Ordner mit Dokumenten, Datenblättern, Fotos, PDFs;
• eventuelle Branchenlösungen für Lager, Werkstatt oder Kundendienst.

Notieren Sie für jede Quelle, wer sie nutzt, wie aktuell sie ist und ob sie für diese Daten die „führende Quelle“ ist. Oft stellt sich heraus, dass dieselbe Preisliste in drei verschiedenen Versionen existiert.

Stammdaten: der Kern der ERP-Datenmigration

Kunden, Lieferanten, Artikel, Anlagen oder Fahrzeuge: Alles andere baut auf den Stammdaten auf. Sind sie falsch, sind es auch die verknüpften Aufträge und Rechnungen. Prüfen Sie vor allem:

• fehlende oder falsch geschriebene USt-IdNr. und Steuernummern;
• unvollständige Adressen, besonders Lieferanschriften und Betriebsstätten;
• Ansprechpartner, die nicht mehr beim Kunden arbeiten;
• Kunden, die seit Jahren inaktiv sind und nicht als aktiv übernommen werden müssen.

Doppelte Nummern: das Problem, das keiner sieht, bis es knallt

Doppelte Nummern sind der Fehler, der nach dem Start auftaucht. Derselbe Kunde zweimal angelegt („Müller Haustechnik GmbH“ und „MUELLER HAUSTECHNIK GMBH“), derselbe Artikel mit zwei Nummern, weil ein Kollege ihn nicht gefunden hat. Im alten System existierten sie nebeneinander, im neuen erzeugen sie geteilte Salden, verzerrte Statistiken und falsche Bestände.

Vor der Migration braucht es eine klare Regel: Welche Nummer bleibt, wie werden die Historien zusammengeführt, was passiert mit Belegen, die an der gelöschten Nummer hängen. Entscheiden sollten das die Personen, die täglich mit den Daten arbeiten, gemeinsam mit denen, die sich um die Technik kümmern. Das allein der IT zu überlassen, ist ein Fehler.

Bereinigung: lieber vorher als nachher

Die Versuchung ist groß, alles zu übernehmen und später aufzuräumen. Das passiert nie, weil nach dem Start niemand Zeit hat. Bereinigt wird vorher: einheitliche Datumsformate, stimmige Maßeinheiten, ausgefüllte Pflichtfelder, korrigierte Ausreißer. Ein Großteil davon lässt sich mit Prüfskripten automatisieren, die Auffälligkeiten melden. Die Entscheidungen bleiben bei Ihnen.

Feldzuordnung

Der letzte Baustein der Vorbereitung ist die Zuordnung: Für jedes Feld des alten Systems wird festgelegt, wo es im neuen landet. „Firmenname“ in der Excel-Datei wird zu „Unternehmensbezeichnung“ in der Kundentabelle, das Notizfeld, in das das Büro die Zahlungsbedingungen schrieb, wird zu einem strukturierten Feld. Jedes Feld ohne Ziel ist eine Entscheidung: archivieren, verwerfen oder einen neuen Platz dafür schaffen.

Checkliste zur Datenmigration

Sie können diese Checkliste übernehmen und als Leitfaden für Ihr Projekt nutzen.

Vorbereitung

• Liste aller Datenquellen (Software, Excel, Buchhaltung, CRM, Ordner)
• Für jede Information die festgelegte führende Quelle
• Entscheidung, wie viel Historie übernommen wird (alles, die letzten Jahre, nur offene Belege)
• Interne Ansprechperson für jeden Bereich (Vertrieb, Einkauf, Lager, Verwaltung)

Datenqualität

• Kunden- und Lieferantenstammdaten geprüft (USt-IdNr., Steuernummer, Adressen)
• Doppelte Nummern gefunden und Regel zur Zusammenführung festgelegt
• Veraltete Artikel als inaktiv markiert oder ausgeschlossen
• Formate vereinheitlicht (Datum, Beträge, Maßeinheiten)

Zuordnung und Tests

• Feldzuordnung von den Ansprechpersonen freigegeben
• Mindestens eine vollständige Probemigration auf einer Staging-Umgebung
• Summenabgleich zwischen altem und neuem System
• Stichproben durch die Anwender an realen Fällen

Umstellung

• Starttermin in einer ruhigen Phase gewählt
• Altes System ab der Umstellung nur noch lesbar
• Vollständige, geprüfte Datensicherung vor der finalen Migration
• Schriftlicher Rollback-Plan: wer entscheidet und bis wann
• Schulung der Anwender vor dem Start abgeschlossen

Migration in Etappen: Staging und Summenabgleich

Eine gute Datenmigration ist eine Folge von Proben, jede näher an der endgültigen. Wer sie als einen einzigen Sprung plant, geht ein unnötiges Risiko ein.

Proben auf der Staging-Umgebung

Staging ist eine Kopie des neuen Systems, getrennt von der, die Sie später produktiv nutzen, in die Sie echte Daten ohne Risiko laden. Hier läuft die vollständige Probemigration, mit denselben Skripten, denselben Daten und in derselben Reihenfolge wie die endgültige. Sie dient drei Zwecken:

1. Zuordnungsfehler finden, bevor sie das Tagesgeschäft treffen;
2. messen, wie lange die Umstellung wirklich dauert, um den richtigen Tag zu wählen;
3. Ihre Mitarbeiter das neue System mit ihren eigenen Kunden und Artikeln testen lassen, nicht mit Testdaten.

Meist braucht es mehr als eine Probe. Die erste bringt die großen Probleme ans Licht, die zweite die Details, die dritte bestätigt, dass alles stimmt. Selli arbeitet in allen Projekten nach diesem Prinzip: Jeder zweiwöchige Sprint geht zuerst auf Staging, der Kunde testet und gibt frei, erst dann geht es in die Produktion.

Der Summenabgleich

Ein paar Datensätze zufällig zu öffnen, beweist nichts. Um sicher zu sein, dass alle Daten vollständig und richtig angekommen sind, vergleichen Sie Summen zwischen altem und neuem System:

• Anzahl aktiver Kunden und Lieferanten;
• Anzahl der Artikel und Lagerwert zum Umstellungsstichtag;
• Umsatz pro Jahr und pro Kunde über die übernommene Historie;
• offene Posten: Forderungen an Kunden, Verbindlichkeiten gegenüber Lieferanten, Fälligkeiten;
• offene Belege: auszuliefernde Aufträge, laufende Angebote, geplante Einsätze.

Stimmt eine Summe nicht, wird die Ursache gesucht, bevor es weitergeht. Oft ist es eine übersehene Dublette oder ein Beleg mit ungewöhnlichem Format. Besser auf Staging finden als am Monatsende, wenn die Buchhaltung abschließt.

Wie viel Historie Sie übernehmen

Alles zu migrieren lohnt sich nicht immer. Häufig werden vollständige Stammdaten, offene Belege und die Historie der letzten Jahre ins neue System übernommen, der Rest bleibt in einem schreibgeschützten Archiv abrufbar. Das verringert Bereinigungsaufwand und Risiko. Klären Sie bei bereits ausgestellten steuerlichen Belegen mit Ihrem Steuerberater, wie Aufbewahrung und Einsicht geregelt werden.

Parallelbetrieb und Rollback-Plan

Am Umstellungstag wird das alte System nicht abgeschaltet. Es wird schreibgeschützt: Man kann nachschauen, aber nichts mehr eingeben. So erfasst niemand einen Auftrag an der falschen Stelle, und Sie haben immer eine Referenz für Kontrollen.

Der Parallelbetrieb

In den ersten Wochen nach dem Start wird jemand eine Zahl im alten System nachprüfen. Das ist in Ordnung, solange allen klar ist, dass nur noch im neuen gearbeitet wird. Manchmal ist es sinnvoll, das neue System Abteilung für Abteilung oder Funktion für Funktion einzuführen, etwa zuerst Stammdaten und Planung, dann die Rechnungsstellung. Das dauert länger, aber jeder einzelne Schritt belastet den Betrieb weniger.

Der Rollback-Plan

Der Rollback ist der Plan B, falls etwas ernsthaft schiefgeht. Gebraucht wird er fast nie, aber er muss vor dem Start schriftlich vorliegen. Er legt fest:

• welche Probleme die Rückkehr zum alten System rechtfertigen und welche im laufenden Betrieb gelöst werden;
• wer die Entscheidung trifft;
• bis wann nach dem Start ein Zurück noch möglich ist;
• wie die zwischenzeitlich im neuen System erfassten Daten gesichert werden.

Ein schriftlicher Plan verändert auch die Stimmung im Unternehmen: Die Leute gehen gelassener in den Start, wenn sie wissen, dass es einen Ausweg gibt.

Schulung der Anwender: der vergessene Teil

Sie können perfekte Daten in ein System migrieren, das niemand bedienen kann, und das Projekt scheitert trotzdem. Geschult wird vor dem Start, auf Staging, mit den echten Daten des Unternehmens.

Nach Rollen funktioniert es besser als mit allen im selben Raum, denn wer Angebote schreibt, wer plant und wer Rechnungen stellt, braucht Unterschiedliches. Die Key User sollten früh dabei sein: Sie merken bei den Tests, dass „dieser Kunde diesen Rabatt nie hatte“. Statt hundertseitiger Handbücher braucht es kurze Anleitungen für die täglichen Abläufe, und in den ersten Tagen nach dem Start eine feste Ansprechperson für Fragen.

In Werkstätten sieht man das gut. Velmotor 2000, Honda-Vertragshändler mit Werkstatt in Florenz, verwaltete Termine per Telefon, E-Mail und Papierkalender, die Kundendaten lagen in Werkzeugen, die nicht miteinander verbunden waren. Das neue System hat Kundenstamm, Fahrzeughistorie und Werkstattplanung in einer Lösung zusammengeführt. So ein Wechsel hält nur, wenn Annahme, Mechaniker und Teamleiter vom ersten Tag an wissen, wo sie die Informationen finden, die früher auf Papier standen. Das Projekt beschreibt die Fallstudie zum Werkstattsystem von Velmotor.

Wie lange dauert es, das ERP zu wechseln

Eine Zahl, die für alle gilt, gibt es nicht, und wer Ihnen eine nennt, ohne Ihre Daten gesehen zu haben, verdient Misstrauen. Die Dauer hängt von Faktoren ab, die Sie selbst einschätzen können.

Zuerst zählt, wie viele Quellen zusammengeführt werden müssen: Ein einzelnes System zu ersetzen ist viel einfacher, als ein System, drei Excel-Dateien und ein CRM zusammenzulegen. Der Zustand der Daten zählt, weil geordnete Stammdaten die Bereinigung deutlich verkürzen, und ebenso, wie viel Historie Sie übernehmen. Dann die Verfügbarkeit Ihrer Mitarbeiter, die über Nummern, Zuordnungen und Prüfungen entscheiden müssen, und der Kalender: Jahresabschluss, Saisonspitzen und Steuertermine sind Zeiträume, die Sie meiden sollten.

Eine Regel wenden wir immer an: Vorbereitung und Proben brauchen mehr Zeit als die eigentliche Umstellung. Sieht der Plan einen Tag Vorbereitung und eine Woche für den Start vor, ist er falsch herum geschrieben. Für die Kostenseite des Projekts gibt es den Leitfaden Was eine individuelle Unternehmenssoftware kostet und wie Sie den ROI berechnen.

Die häufigsten Fehler beim Systemwechsel

Der häufigste Fehler ist, die Bereinigung aufzuschieben: „Das machen wir später“ heißt, dieselben Probleme ins neue System mitzunehmen. Direkt dahinter kommt die Migration, die nur einmal oder nie geprobt wurde. Die erste Probe findet immer etwas, und wer sie auslässt, merkt es im Echtbetrieb.

Viele prüfen nach Augenmaß statt mit Summen, aber hundert richtige Datensätze beweisen nicht, dass die anderen tausend stimmen. Andere überlassen das Projekt allein der IT, obwohl Entscheidungen über Nummern und Historie geschäftliche Entscheidungen sind, die bei den Verantwortlichen für Kunden, Einkauf und Lager liegen.

Dazu kommen Fehler bei Timing und Vorsicht: kurz vor dem Jahresabschluss starten, das alte System sofort abschalten und sich damit Kontrolle und Rückweg nehmen, ohne schriftlichen Rollback-Plan loslegen. Und schließlich die Schulung unterschätzen und beim Start feststellen, dass die Hälfte der Kollegen weiter in der Excel-Datei arbeitet.

Häufige Fragen zur Datenmigration

Kann ich das System wechseln, ohne die Historie zu verlieren?

Ja. Sie können die gesamte Historie migrieren oder nur einen Teil und den Rest in einem abrufbaren Archiv lassen. Das hängt davon ab, wie oft Sie sie tatsächlich nutzen und wie sauber sie ist. Die Entscheidung gehört an den Anfang, nicht ans Ende.

Muss ich den Betrieb während der Datenmigration anhalten?

In der Regel nicht. Die Proben laufen auf Staging, während Sie normal weiterarbeiten. Die endgültige Umstellung wird in eine ruhige Phase gelegt, etwa ein Wochenende, mit dem alten System im Lesemodus.

Wer kümmert sich um die Datenbereinigung?

Die technische Arbeit (Prüfskripte, Zusammenführungen, Umwandlungen) übernimmt der Partner, der das neue System entwickelt oder einrichtet. Die Entscheidungen, etwa welche Nummer bleibt oder welche Kunden archiviert werden, treffen die Personen im Unternehmen, die die Daten kennen.

Standardsoftware oder Individualsoftware?

Das hängt davon ab, wie speziell Ihre Prozesse sind. Ein Standardprodukt verlangt, dass Sie sich seinem Modell anpassen. Eine individuelle Unternehmenssoftware wird um Ihre Daten und Ihre Arbeitsweise herum gebaut, was auch die Feldzuordnung bei der Migration vereinfacht. Wenn Sie wenige sind und übliche Prozesse haben, reicht meist ein gut eingerichtetes Standardsystem. Den vollständigen Vergleich finden Sie im Leitfaden Individualsoftware oder Standardsoftware.

Sprechen wir, bevor Sie die Daten anfassen

Wenn Sie überlegen, Ihr ERP zu wechseln, und die Datenmigration Sie zögern lässt, sprechen Sie am besten jetzt mit uns, bevor Termine und Anbieter feststehen. Bei Selli beginnen wir mit einer Analyse Ihrer Daten und Prozesse, arbeiten in zweiwöchigen Sprints mit Releases auf Staging, die Sie mit Ihren echten Daten testen können, und der Quellcode des Systems bleibt Ihr Eigentum. Wie wir Projekte aufsetzen, lesen Sie in unserer Arbeitsmethode.

Vereinbaren Sie ein Gespräch mit uns: Wir schauen uns an, wo Ihre Daten heute liegen, was ins neue System gehört und wie Sie die Umstellung organisieren, ohne den Betrieb anzuhalten.