Fortgeschrittene elektronische Signatur: was auf Tablet und App gilt

Die fortgeschrittene elektronische Signatur (FES) ist eine elektronische Signatur, die den Unterzeichner identifiziert, mit Mitteln unter seiner alleinigen Kontrolle erstellt wird und jede spätere Änderung am Dokument sichtbar macht. Nach italienischem Recht hat ein Dokument mit fortgeschrittener elektronischer Signatur dasselbe Gewicht wie eine handschriftlich unterzeichnete Privaturkunde. Geschäftsführer interessiert aber meist etwas anderes: Was ist die Unterschrift wert, die der Kunde mit dem Finger auf dem Tablet des Technikers leistet? Sie hat durchaus Gewicht, und dieses hängt mehr vom Prozess rund um die Unterschrift ab als von der eingesetzten Technik.

Bei Serviceberichten, Lieferscheinen und Auslieferungen hat die Wahl zwischen einfacher, fortgeschrittener und qualifizierter Signatur praktische Folgen, und die biometrische Unterschrift bringt Datenschutzpflichten mit sich. Wenn Sie die FES Ihren Kunden anbieten wollen, verlangt das Gesetz organisatorisch einiges von Ihnen. Im Folgenden steht, was wir unseren Kunden erklären, wenn wir Apps für Techniker und Außendienst entwickeln, mit Verweisen auf die offiziellen Rechtsquellen. Ein Hinweis vorab: Die eIDAS-Verordnung gilt in der gesamten EU, die italienischen Regeln (CAD, DPCM 2013, Vorgaben von AgID und der Datenschutzbehörde Garante) gelten für Unternehmen, die in Italien tätig sind. Für den einzelnen Vertrag sprechen Sie in jedem Fall mit Ihrem Anwalt oder Datenschutzbeauftragten.

Fortgeschrittene elektronische Signatur: was das Gesetz sagt

Die Regeln kommen aus drei Ebenen. Die erste ist europäisch: Die eIDAS-Verordnung (EU) Nr. 910/2014 definiert die Signaturarten. Artikel 26 legt die vier Anforderungen an die fortgeschrittene elektronische Signatur fest: Sie ist eindeutig dem Unterzeichner zugeordnet, sie ermöglicht seine Identifizierung, sie wird mit Daten erstellt, die der Unterzeichner mit hoher Sicherheit unter seiner alleinigen Kontrolle verwendet, und sie ist so mit dem Dokument verbunden, dass jede nachträgliche Änderung erkennbar ist. Artikel 25 ergänzt etwas, das viele vergessen: Keiner elektronischen Signatur darf die Rechtswirkung oder die Zulässigkeit als Beweismittel allein deshalb abgesprochen werden, weil sie elektronisch ist oder nicht qualifiziert ist.

Die zweite Ebene ist in Italien der Codice dell'amministrazione digitale (D.Lgs. 82/2005), kurz CAD. Nach Artikel 20 Absatz 1-bis erfüllt ein elektronisches Dokument die Schriftform und hat die Wirkung von Artikel 2702 des italienischen Zivilgesetzbuchs, also den Beweiswert einer handschriftlich unterzeichneten Privaturkunde, wenn es eine digitale, qualifizierte oder fortgeschrittene Signatur trägt oder wenn es nach elektronischer Identifizierung des Verfassers in einem Verfahren erstellt wird, das den Vorgaben der italienischen Digitalagentur AgID entspricht (den Leitlinien zur elektronischen Unterzeichnung von 2020, auf denen zum Beispiel die Unterschrift über die italienische digitale Identität SPID beruht). In allen anderen Fällen ist der Wert des Dokuments vor Gericht „frei zu würdigen“, nach Sicherheit, Integrität und Unveränderbarkeit.

Die dritte Ebene sind die technischen Regeln des italienischen DPCM vom 22. Februar 2013. Die Artikel 55 bis 61 beschreiben, wie eine Lösung für die fortgeschrittene elektronische Signatur aufgebaut wird und was derjenige tun muss, der sie anbietet. Darauf kommen wir im Abschnitt zu den Pflichten zurück.

Einfach, fortgeschritten, qualifiziert: die Unterschiede in der Praxis

„Einfache elektronische Signatur“ ist kein Begriff aus dem Gesetzestext: Man bezeichnet damit alle elektronischen Signaturen, die weder fortgeschritten noch qualifiziert sind. Eine auf den Bildschirm gezeichnete Unterschrift ohne weitere Absicherung, ein Klick auf „Ich akzeptiere“, ein am Ende eines Formulars eingetippter Name.

Es gibt außerdem eine Formgrenze, die Sie kennen sollten. Artikel 21 Absatz 2-bis des CAD verlangt bei Nichtigkeit die qualifizierte oder digitale Signatur für die Privaturkunden, die Artikel 1350 des italienischen Zivilgesetzbuchs unter den Nummern 1 bis 12 aufführt (etwa Verträge, mit denen Immobilien übertragen werden). Für die übrigen Rechtsgeschäfte, für die das Gesetz die Schriftform verlangt (Nummer 13 desselben Artikels), genügt die fortgeschrittene elektronische Signatur. Bei einem Servicebericht oder Lieferschein stellt sich die Frage fast nie, aber wenn Sie in der App auch Verträge unterschreiben lassen, sollten Sie das vorher wissen.

Unterschrift auf digitalen Serviceberichten: was wirklich nötig ist

Für die meisten Einsatzberichte und Liefernachweise brauchen Sie keine fortgeschrittene elektronische Signatur. Sie brauchen eine gut aufgebaute einfache Signatur mit genügend Nachweisen drumherum, damit sie einer Reklamation standhält.

Der typische Fall: Der Wartungstechniker schließt den Einsatz in einer Wohnanlage ab, der Ansprechpartner unterschreibt auf dem Tablet, aus dem Servicebericht wird eine Rechnung. Wenn die Hausverwaltung drei Monate später die Stunden bestreitet, müssen Sie nachweisen, dass das Dokument nach der Unterschrift nicht verändert wurde, wer anwesend war, wo und wann. Das Gericht prüft „Sicherheit, Integrität und Unveränderbarkeit“ des Dokuments. Ein beim Abschluss erzeugtes PDF mit eingebetteter Unterschrift, ein separat gespeicherter Fingerabdruck der Datei (Hash), Datum und Uhrzeit von Unterschrift und Synchronisierung, GPS-Position des Geräts, Name des Technikers und Fotos vom Einsatz sind bereits ein viel stärkerer Beweis als der zerknitterte Durchschlag, der im Transporter herumlag.

Die fortgeschrittene elektronische Signatur lohnt sich, wenn das unterschriebene Dokument eine echte finanzielle Verpflichtung ist und der Kunde regelmäßig wiederkommt: die Annahme eines Angebots auf der Baustelle, die Verlängerung eines Wartungsvertrags, der Auftrag, den ein Vertreter bei einem Geschäft aufnimmt, das jeden Monat bei Ihnen bestellt. In diesen Fällen bringt Sie der Schritt von der frei zu würdigenden Unterschrift zur Unterschrift mit der Wirkung einer Privaturkunde in eine deutlich bessere Position, falls der Kunde bestreitet, unterschrieben zu haben.

Bevor Sie entscheiden, zählen Sie, wie viele Reklamationen Sie in den letzten zwei Jahren hatten und zu welchen Dokumenten. Lautet die Antwort „zwei, beide wegen der Stunden“, brauchen Sie einen klareren Servicebericht und eine nachvollziehbare einfache Signatur, keinen FES-Dienst. Verlieren Sie dagegen Geld, weil Kunden bestreiten, Zusatzarbeiten beauftragt zu haben, sollten Sie die FES ernsthaft prüfen, zumindest für diese Art von Dokument. In unserem Artikel über digitale Einsatzberichte für Techniker finden Sie die weiteren Funktionen, die eine solche App braucht.

Biometrische Unterschrift: wie sie funktioniert und was sie für den Datenschutz bedeutet

Die biometrische (grafometrische) Unterschrift ist die weiterentwickelte Form der Unterschrift mit dem Finger. Der Kunde unterschreibt mit einem Stift auf einem Tablet oder einem eigenen Unterschriftenpad, und das System erfasst neben dem Schriftzug dynamische Daten wie Druck, Geschwindigkeit und Zeitverlauf. Diese Daten werden verschlüsselt im Dokument abgelegt und erlauben es einem Sachverständigen, die Unterschrift im Streitfall mit anderen Unterschriften derselben Person zu vergleichen. Sie ist eine der Techniken, mit denen sich eine fortgeschrittene elektronische Signatur umsetzen lässt, wenn der Kunde persönlich unterschreibt: Die italienische Datenschutzbehörde Garante behandelt sie ausdrücklich als Grundlage einer FES.

Heikel ist, dass biometrische Unterschriftsdaten biometrische Daten sind (Artikel 4 der DSGVO) und, wenn sie dazu dienen, die Unterschrift eindeutig einer Person zuzuordnen, zu den besonderen Kategorien nach Artikel 9 gehören, deren Verarbeitung stark eingeschränkt ist. 2014 hat der Garante der biometrischen Unterschrift einen Abschnitt seiner allgemeinen Verfügung zur Biometrie gewidmet, mit genauen Vorgaben. Die Verfügung stammt aus der Zeit vor der DSGVO: Das Verfahren der Vorabprüfung gibt es nicht mehr, und heute bildet die Verordnung den Rahmen, doch die technischen Vorgaben bleiben in Italien der konkreteste Bezugspunkt. Kurz gefasst verlangt sie, dass:

• der Unterzeichner vorab identifiziert wird und freiwillig einwilligt;
• es immer eine Alternative ohne Biometrie gibt, auf Papier oder digital;
• die biometrischen Daten nicht auf dem Tablet bleiben, auch nicht kurzzeitig, und nur im Dokument gespeichert werden, verschlüsselt mit einem öffentlichen Schlüssel, dessen privater Schlüssel bei einem vertrauenswürdigen Dritten verwahrt wird;
• diese Daten nur im Streitfall und auf Anordnung der Justizbehörde entschlüsselt werden können;
• auf den mobilen Geräten ein Verwaltungssystem (MDM oder MAM) mit Fernlöschung bei Diebstahl läuft;
• ein technischer Bericht mit der Prüfung von Erforderlichkeit und Verhältnismäßigkeit vorliegt, der mindestens einmal im Jahr überprüft wird.

In der Praxis ist die biometrische Unterschrift keine Bibliothek, die man an einem Nachmittag in die App einbaut. Sie betrifft Ihren Datenschutzbeauftragten oder Datenschutzberater, einen Anbieter, der die Schlüssel verwahrt, und fast immer eine Datenschutz-Folgenabschätzung. Für einen Wartungsbetrieb mit zehn Technikern ist oft ein anderer Weg sinnvoller, etwa die FES mit einem OTP-Code, der an das Handy des bereits identifizierten Kunden geschickt wird.

Wer Kunden die FES anbietet, hat Pflichten

Nach Artikel 55 des DPCM von 2013 ist es frei und ohne Genehmigung möglich, eine Lösung für die fortgeschrittene elektronische Signatur aufzubauen. Wer sie aber im Verhältnis zu den eigenen Kunden einsetzt, wird zu demjenigen, der die Lösung „bereitstellt“, auch wenn er die Software gekauft oder von anderen hat entwickeln lassen. Artikel 57 weist ihm folgende Pflichten zu:

1. den Kunden zweifelsfrei anhand eines gültigen Ausweisdokuments identifizieren;
2. ihn über die Nutzungsbedingungen des Dienstes informieren und ihn vor der Aktivierung eine Annahmeerklärung unterschreiben lassen;
3. mindestens zwanzig Jahre lang die Kopie des Ausweises, die Erklärung und alle Informationen aufbewahren, die die Einhaltung der technischen Anforderungen belegen;
4. dem Kunden auf Anfrage kostenlos Kopien dieser Unterlagen geben und auf der eigenen Website erklären, wie man sie anfordert;
5. auf der Website die Merkmale des Systems und der eingesetzten Technologien veröffentlichen;
6. wo möglich einen Dienst zum Widerruf der Einwilligung und einen Support anbieten;
7. eine Haftpflichtversicherung über mindestens 500.000 € abschließen und dies bekannt machen.

Hinzu kommt Artikel 60: Eine so umgesetzte fortgeschrittene elektronische Signatur gilt nur im Verhältnis zwischen dem Unterzeichner und dem Unternehmen, das sie bereitstellt. Unterschreibt Ihr Kunde ein Dokument, das er später einem Dritten vorlegen muss, zum Beispiel einer Bank, deckt ihn diese Unterschrift dort nicht als FES ab. Für Dokumente, die auch gegenüber anderen gelten sollen, ist die qualifizierte oder digitale Signatur die bessere Wahl.

Deshalb betrifft unsere erste Frage, wenn ein Kunde „die FES in der App“ möchte, die Organisation: Wer identifiziert den Kunden beim ersten Mal, wo werden die Unterlagen zwanzig Jahre lang archiviert, wer kümmert sich um die Versicherung? Fehlen diese Antworten, bleibt die Signatur einfach, egal welche Software Sie wählen.

Was die Software können muss

Ob Sie sich für eine gut gemachte einfache Signatur oder für eine FES entscheiden: Es gibt Anforderungen, die App und ERP-System erfüllen müssen. Diese Liste verwenden wir, wenn wir eine individuelle mobile App für Techniker und Vertreter konzipieren:

• Das Dokument wird vor der Unterschrift abgeschlossen. Der Kunde unterschreibt ein bereits erzeugtes PDF mit allen Daten (Stunden, Material, gegebenenfalls Preise) und sieht genau, was er unterschreibt.
• Sobald das unterschriebene Dokument auf dem Server ankommt, wird es versiegelt: Hash-Wert, Signatur oder Siegel des Unternehmens, Zeitstempel, wo nötig. Jede spätere Änderung muss erkennbar sein.
• Ein Ereignisprotokoll (Audit-Trail) speichert, wer das Dokument erstellt hat, wann es unterschrieben wurde, von welchem Gerät, an welchem Standort und mit welcher App-Version.
• Die Identität des Unterzeichners ist an etwas Überprüfbares gebunden: Name und Funktion bei der einfachen Signatur, Ausweisdokument und verifizierte Handynummer bei einer FES mit OTP.
• Der Kunde erhält sofort eine Kopie, per E-Mail oder im Kundenbereich. Für die FES verlangt Artikel 56 des DPCM, dass der Unterzeichner nachvollziehen kann, was er unterschrieben hat, und die sofortige Kopie reduziert ohnehin die Anrufe im Büro, wie wir im Artikel über das Kundenportal gegen wiederkehrende Anfragen erklären.
• Die App funktioniert offline. In Technikräumen fehlt oft das Netz, also wird die Unterschrift auf dem Gerät erfasst, das sofort den Fingerabdruck des Dokuments berechnet und lokales Datum und Uhrzeit speichert. Bei der Synchronisierung vergleicht der Server den Fingerabdruck, setzt das Siegel und, wo nötig, den Zeitstempel, und das Ereignisprotokoll bewahrt beide Zeitangaben auf.
• Die Archivierung ist getrennt und geschützt, mit Backups und rollenbasierten Berechtigungen. Wenn Sie Biometrie einsetzen, dürfen die biometrischen Daten nie in einer zentralen Datenbank landen. Praktische Hinweise zum Datenschutz allgemein finden Sie in unserem Leitfaden zur IT-Sicherheit für KMU.

Bauen Sie den Signaturteil für die FES nicht von Grund auf selbst: Es gibt Vertrauensdiensteanbieter mit APIs für OTP, Fernsignatur und Archivierung. Die individuelle Arbeit steckt im Ablauf drumherum, also wann die Unterschrift angefordert wird, von wem, für welches Dokument und wie das unterschriebene Dokument ohne manuelles Hochladen zurück ins ERP-System gelangt.

Ein Beispiel aus der Praxis: Dabe Connect

Für Dabe Service, ein Unternehmen für Industrie- und Gebäudetechnik, haben wir Dabe Connect entwickelt: eine webbasierte Verwaltungsplattform, eine App für die Techniker und einen Kundenbereich. In der App erhalten die Techniker die Arbeitsaufträge, füllen den Einsatzbericht aus, hängen Fotos an und holen die Unterschrift des Kunden auf dem Bildschirm ein. Die Daten werden mit der zentralen Plattform synchronisiert, und der Kunde findet die Berichte in seinem geschützten Bereich.

Die Fallstudie nennt den Verzicht auf Papier bei Wartungen und Installationen. Für das Thema dieses Artikels zählt, dass die Unterschrift auf dem Tablet in einem nachvollziehbaren Ablauf steckt, mit dem vom System erzeugten Bericht, den Fotos, dem zugewiesenen Techniker und der für den Kunden verfügbaren Kopie. Wenn Sie in derselben Branche arbeiten, lesen Sie im Artikel über Software für Installationsbetriebe, wie Einsätze, Aufträge und Rechnungsstellung zusammenhängen.

Welche Signatur wählen: eine einfache Regel

Soll das Dokument belegen, dass eine Arbeit erledigt wurde oder die Ware angekommen ist, beginnen Sie mit einer gut nachvollziehbaren einfachen Signatur. Ist das Dokument eine finanzielle Verpflichtung mit einem Kunden, der häufig unterschreiben wird, prüfen Sie die fortgeschrittene elektronische Signatur und planen Sie sie als organisatorisches und nicht nur als technisches Projekt. Muss das Dokument gegenüber Dritten gelten oder gehört es zu den Rechtsgeschäften, für die das Gesetz die qualifizierte Signatur verlangt, nutzen Sie die digitale Signatur. Und wenn Sie an die biometrische Unterschrift denken, holen Sie Ihre Datenschutzverantwortlichen ins Boot, bevor Sie das Tablet auswählen.

Ist die Entscheidung gefallen, bitten Sie Ihren Anbieter, Ihnen ein unterschriebenes Dokument und sein Ereignisprotokoll zu zeigen. Kann er das nicht, gibt es dieses Protokoll wahrscheinlich gar nicht.

Sprechen wir darüber

Wenn Sie Serviceberichte, Lieferungen oder Angebote digitalisieren und nicht wissen, welche Signaturstufe Sie brauchen, schauen wir uns Ihren Prozess gemeinsam an: welche Dokumente Sie unterschreiben lassen, von wem und was passiert, wenn jemand widerspricht. In einem Gespräch klären wir, ob es reicht, Ihre bestehende App anzupassen, oder ob es sinnvoller ist, den Ablauf neu zu konzipieren, mit der Signatur direkt im ERP-System. Vereinbaren Sie ein Gespräch mit Selli und bringen Sie einen Beispiel-Servicebericht oder Lieferschein mit.