Was ist eine API, in zwei Sätzen: Es sind die Regeln und Kanäle, über die eine Software einer anderen erlaubt, Daten bei ihr abzufragen oder sie etwas ausführen zu lassen, automatisch und ohne dass ein Mensch dazwischen vermittelt. Dank APIs kann Ihr Onlineshop dem ERP-System einen neuen Auftrag melden oder das CRM die Daten eines Kunden erhalten, sobald die Buchhaltung ihn anlegt.

API steht für Application Programming Interface, auf Deutsch Programmierschnittstelle. Der Name schreckt ab, das Prinzip ist viel einfacher. Im Folgenden finden Sie eine Erklärung ohne Fachjargon, Beispiele aus echten mittelständischen Unternehmen, was Sie wirklich brauchen, um zwei Programme zu verbinden, welche Risiken Sie im Blick behalten sollten und wie aufwendig das Ganze ist.

APIs ohne Fachjargon erklärt

Das Schlüsselwort ist Schnittstelle, also die Stelle, an der zwei Dinge aufeinandertreffen. Bildschirm und Maus sind die Schnittstelle zwischen Ihnen und dem Computer. Eine API erfüllt dieselbe Aufgabe, nur für Programme: Sie ist eine Sammlung von „Fragen“, die eine Software annimmt, und „Antworten“, die sie zurückgibt, immer im selben Format.

Wer eine API nutzt, muss nicht wissen, wie die andere Software innen aufgebaut ist. Die Regeln genügen: was man abfragen kann, wie man fragt und was zurückkommt.

Die Kellner-Metapher

Das gängigste Bild ist das Restaurant. Sie sind der Gast, die Küche ist das System, das die Gerichte zubereitet, zum Beispiel das ERP-System. In die Küche gehen Sie nicht. Sie rufen den Kellner, wählen aus der Speisekarte, er bringt die Bestellung zum Koch und kommt mit dem Gericht zurück.

Die API ist der Kellner, die Speisekarte ist die Liste dessen, was Sie bestellen können. Bestellen Sie ein Gericht, das nicht auf der Karte steht, sagt er Nein. Bestellen Sie richtig, bekommen Sie genau das, was Sie wollten, und wie die Küche arbeitet, erfahren Sie nicht. Das müssen Sie auch nicht.

Ein zweites Bild: die Steckdose

Um einen Toaster anzuschließen, rufen Sie keinen Elektriker. Sie stecken ihn ein, weil Steckdose und Stecker einer Norm folgen. Mit APIs ist es ähnlich: Bietet eine Software eine dokumentierte API an, kann sich ein anderes Programm nach diesem Standard anschließen, ohne etwas auseinanderzunehmen.

Wofür ein KMU APIs braucht

Wenn in Ihrem Unternehmen jemand Stunden damit verbringt, Daten von einem Programm ins andere zu übertragen, beseitigen APIs vor allem diese Arbeit. Ein Auftrag wird einmal erfasst und landet im Lager, in der Fakturierung und im Versand, ohne dass ihn jemand abtippt.

Der zweite Nutzen ist, Daten abgeglichen zu halten. Sie ändern die Adresse eines Kunden im CRM, und sie ändert sich auch in der Warenwirtschaft. Damit endet die Diskussion, welche der beiden Dateien die richtige ist.

Dann gibt es externe Dienste. Onlinezahlungen, Sendungsverfolgung, Karten, elektronische Rechnungen: Viele Anbieter stellen fertige APIs bereit, und Ihre Software kann sie nutzen, statt alles neu zu erfinden.

Der letzte Nutzen besteht darin, Ihre Daten für Kunden und Außendienst zu öffnen, aber mit klaren Grenzen. Eine App für den Vertrieb oder ein Kundenportal, das den Auftragsstatus anzeigt, liest die Daten über APIs aus dem ERP-System und zeigt nur das, was Sie freigeben.

Der rote Faden ist einfach: Verschiedene Programme arbeiten zusammen, und Menschen hören auf, die Brücke zwischen ihnen zu spielen.

Zwei konkrete Beispiele

Metaphern helfen nur bis zu einem gewissen Punkt. Diese beiden Fälle begegnen uns häufig bei den Unternehmen, mit denen wir arbeiten.

Der Onlineshop, der mit dem ERP-System spricht

Ein Ersatzteilhändler verkauft online und im Ladengeschäft. Ohne Verbindung wird jede Webbestellung ausgedruckt oder am Bildschirm abgelesen und von Hand ins ERP-System eingegeben. Unterdessen zeigt die Website den Bestand von gestern, und es kommt vor, dass ein Teil verkauft wird, das gar nicht mehr im Lager liegt.

Mit einer API-Anbindung schickt der Onlineshop den Auftrag an das ERP-System, sobald der Kunde den Kauf bestätigt. Das ERP-System bucht den Bestand ab und meldet der Website die aktuelle Verfügbarkeit zurück. Geht das Paket raus, landet die Sendungsnummer wieder auf der Website, und der Kunde erhält die E-Mail. Niemand hat etwas abgeschrieben. Den gesamten Ablauf Schritt für Schritt beschreibt unser Leitfaden zur Anbindung von Onlineshop und Warenwirtschaft.

HubSpot CRM synchron mit der Unternehmenssoftware: der Fall Pulltex

Pulltex, eine Marke für Weinzubehör, die über ein Netz von Handelsvertretern an Weingüter, Konsortien und Händler verkauft, nutzte HubSpot für die Verkaufschancen. Die Proformarechnungen entstanden jedoch in einem separaten System oder in Tabellen, und die Zuordnung von Vertretern zu Kunden war schwer im Griff zu behalten.

Für Pulltex haben wir eine individuelle webbasierte Unternehmenssoftware entwickelt, die über eine bidirektionale API-Integration mit HubSpot verbunden ist. Die Software synchronisiert Kundendaten mit dem CRM, übernimmt aus HubSpot die Verantwortlichen der Deals und spielt die erzeugten Proformarechnungen an HubSpot zurück. So enthält die Historie jedes Deals auch die Vertriebsdokumente. HubSpot blieb an seinem Platz, ergänzt um ein Werkzeug, das seine Sprache spricht. Laut den Ergebnissen in der Fallstudie Pulltex ist der Zeitaufwand für das Erstellen und Versenden einer Proformarechnung um 70 % gesunken.

So funktioniert ein API-Aufruf, Schritt für Schritt

Programmieren müssen Sie dafür nicht. Den Mechanismus zu verstehen, hilft aber sehr, wenn Sie mit Anbietern und Entwicklern sprechen.

Programm A schickt eine Anfrage an eine bestimmte Adresse von Programm B, im Fachjargon Endpoint genannt. Zum Beispiel „Gib mir die Liste der heutigen Aufträge“ oder „Lege diesen neuen Kunden an“.
Mit der Anfrage weist sich A aus, meist mit einem API-Schlüssel oder einem Token. Das funktioniert wie der Ausweis am Eingang: Ohne ihn antwortet B nicht.
B prüft, ob A diese Aktion ausführen darf und ob die Anfrage korrekt formuliert ist.
B führt sie aus und antwortet mit strukturiertem Text, oft in einem Format namens JSON, das A lesen kann. Geht etwas schief, enthält die Antwort einen Fehlercode, der den Grund nennt.

Der ganze Vorgang dauert Sekundenbruchteile und kann sich tausendfach am Tag wiederholen, ohne dass es jemand bemerkt.

Die API-Typen, von denen Sie hören werden

Wenn Sie ein Angebot für die Verbindung zweier Programme anfragen, wird früher oder später jemand „REST“, „Webhook“ oder „SOAP“ sagen. Die Begriffe sind einfacher, als sie klingen.

REST-APIs

Das ist heute der verbreitetste Typ, und er funktioniert wie das Web: Jedes Objekt (ein Kunde, ein Auftrag, ein Produkt) hat seine eigene Adresse, und wenige Standardaktionen genügen, um es zu lesen, anzulegen, zu ändern oder zu löschen. Fast jede Cloud-Software, die Sie nutzen, vom CRM bis zum Onlineshop, bietet REST-APIs an.

Webhooks

Bei einer klassischen API fragt Ihr Programm selbst nach, ob es neue Aufträge gibt. Tut es das alle fünf Minuten, findet es manchmal etwas und oft nichts. Der Webhook dreht das um: Die andere Software meldet sich in dem Moment, in dem etwas passiert. Es ist der Unterschied zwischen dem Anruf bei der Pizzeria alle zehn Minuten und dem Warten, bis der Bote klingelt. Für Ereignisse wie „neuer Auftrag“ oder „Zahlung eingegangen“ ist der Webhook fast immer die effizientere Wahl.

SOAP und GraphQL in Kürze

SOAP ist ein älterer, starrerer Standard, den Sie noch in vielen gewachsenen ERP-Systemen, bei Banken und bei manchen Diensten der öffentlichen Verwaltung finden. Er funktioniert, aber die Anbindung ist mühsamer. GraphQL ist jünger: Mit einer einzigen Anfrage holen Sie genau die Daten, die Sie brauchen, statt sie aus mehreren Aufrufen zusammenzusetzen. Mehrere moderne Plattformen setzen darauf.

Typ	So funktioniert er, kurz gesagt	Wo er Ihnen meist begegnet
REST	Sie fragen an, mit Standardaktionen auf festen Adressen	CRM, Onlineshops, Cloud-Software
Webhook	Das andere System meldet sich, wenn etwas passiert	Aufträge, Zahlungen, ausgefüllte Formulare
SOAP	Stark strukturierte Nachrichten und strenge Regeln	Gewachsene ERP-Systeme, Banken, Behörden
GraphQL	Eine einzige Anfrage für genau die benötigten Daten	Moderne Plattformen

Den Typ wählen Sie nicht selbst: Er hängt davon ab, was die Programme anbieten, die Sie verbinden wollen. Es genügt zu wissen, dass es verschiedene Wege gibt, mit unterschiedlichen Kosten und Laufzeiten.

Was Sie brauchen, um zwei Programme per API zu verbinden

Das ist die Frage, auf die es ankommt. Diese Punkte sollten Sie prüfen, in der Reihenfolge, in der wir sie üblicherweise prüfen.

Dass die Programme überhaupt APIs haben. Suchen Sie auf der Website des Anbieters nach einem Bereich „API“, „Entwickler“ oder „Integrationen“: Eine öffentliche Dokumentation ist ein gutes Zeichen. Achten Sie auf die Preismodelle, denn manche Anbieter schalten die API nur in den teureren Tarifen frei.
Zugangsdaten: API-Schlüssel oder ein autorisierter Zugang (oft über ein Verfahren namens OAuth) für jedes Programm, mit den passenden Berechtigungen.
Eine Datenzuordnung, also welches Feld im einen System welchem Feld im anderen entspricht. Klingt banal, bis Sie feststellen, dass ein Programm Vor- und Nachname in einem Feld speichert und das andere in zweien, oder dass die Kundennummern nicht übereinstimmen.
Die Regeln: Welches System hat Vorrang, wenn die Daten abweichen, in welche Richtung fließen sie, wie oft, und was passiert, wenn eines der beiden nicht erreichbar ist.
Jemanden, der die Verbindung baut und pflegt. Für einfache Abläufe reichen Werkzeuge wie Zapier oder Make. Bei hohen Volumina, besonderer Logik oder sensiblen Daten braucht es eine eigene Entwicklung.
Eine Testumgebung. Die Verbindung wird mit Kopien der Daten getestet, damit ein Fehler nicht auf einer Rechnung landet.

Wie diese Bausteine in einem echten Projekt zusammenkommen, mit Phasen, Entscheidungen und typischen Fehlern, zeigt unser Leitfaden zur API-Integration zwischen Unternehmensprogrammen.

Sicherheit und Grenzen von APIs

Eine API öffnet eine Tür in Ihre Software. Das ist nützlich, aber diese Tür will verwaltet werden wie jede andere.

Behandeln Sie API-Schlüssel wie Haustürschlüssel: Wer sie hat, kommt rein. Sie werden nicht per E-Mail verschickt, nicht in eine geteilte Tabelle geschrieben und bleiben nicht bei einem ehemaligen Dienstleister. Gerät ein Schlüssel in falsche Hände, widerrufen Sie ihn und erzeugen einen neuen. Es gilt auch das Prinzip der minimalen Rechte: Eine Verbindung, die nur Aufträge lesen soll, darf keine Kunden löschen können, und viele Programme erlauben Schlüssel mit eingeschränkten Berechtigungen. Die Daten müssen zudem über verschlüsselte HTTPS-Verbindungen laufen, wie beim Onlinebanking.

Es gibt auch technische Grenzen, die Sie kennen sollten. Fast alle Anbieter legen eine Höchstzahl von Anfragen pro Zeitraum fest, und eine schlecht geplante Verbindung kann diese Grenze überschreiten und ausgerechnet an den Spitzentagen stehen bleiben. APIs verändern sich außerdem: Anbieter aktualisieren sie und schalten alte Versionen ab und zu ab. Eine Integration braucht also jemanden, der das bemerkt und sie anpasst. Und schließlich hängen Sie vom anderen Dienst ab. Fällt die externe Software aus, steht auch die Verbindung still. Ein gutes Konzept legt fest, was dann passiert, etwa dass Anfragen in eine Warteschlange kommen und später erneut versucht werden.

Fließen personenbezogene Daten von Kunden oder Mitarbeitenden, unterliegen die Verbindungen auch den Pflichten der DSGVO: wer worauf zugreift, wo die Daten landen, wie lange sie gespeichert bleiben. Einen breiteren Überblick gibt unser Praxisleitfaden zur IT-Sicherheit für KMU.

Wie aufwendig ist der Einsatz von APIs?

Das hängt davon ab, welche Programme Sie verbinden wollen, wie viele Daten fließen müssen und wie zuverlässig das Ergebnis sein muss. Vereinfacht gibt es drei Fälle.

Der einfache Fall: zwei verbreitete Cloud-Programme mit dokumentierten APIs und vielleicht einem fertigen Konnektor. Etwa das Kontaktformular der Website, das einen Kontakt im CRM anlegt. Das ist oft mit einem No-Code-Werkzeug schnell gelöst.

Der mittlere Fall: Software mit guten APIs, aber unternehmensspezifischen Regeln wie kundenindividuellen Preislisten, Vertretern mit unterschiedlichen Gebieten oder Dokumenten, die zurückfließen müssen. Hier braucht es eine individuelle Integration, geplant und getestet. Pulltex gehört in diese Kategorie.

Der schwierige Fall ist das alte ERP-System ohne API. Auch hier gibt es einen Weg: Manchmal liest und schreibt man mit einem eigenen Konnektor direkt in seiner Datenbank, manchmal lohnt es sich, die fehlenden APIs zu bauen. Und manchmal lautet die ehrliche Antwort, dass es Zeit ist, das Werkzeug zu wechseln.

Auf unserer Seite zu Integrationen und APIs nennen wir grobe Zeiträume für die häufigsten Fälle. Eine seriöse Schätzung gibt es aber erst nach der Analyse der beteiligten Programme, denn dort zeigen sich die Details, die Zeit und Kosten verschieben: ein Feld, das es nicht gibt, ein zu niedriges Anfragelimit.

Häufige Fragen zu APIs

Ist eine API ein Programm, das man installiert?

Nein. Sie ist eine Funktion der Software, die Sie schon nutzen, eine Art Eingang, der Programmen vorbehalten ist. Man installiert sie nicht: Man aktiviert sie, richtet sie mit Zugangsdaten ein und nutzt sie.

Was ist ein API-Schlüssel?

Ein langer, eindeutiger Code, der erkennen lässt, wer eine Anfrage stellt. Die Software prüft ihn bei jedem Aufruf und entscheidet dann, ob sie antwortet und was sie erlaubt. Hüten Sie ihn wie ein Passwort.

Braucht man zwingend einen Programmierer?

Für einfache Verbindungen zwischen verbreiteten Programmen nicht: Mit Zapier oder Make kommen Sie selbst zurecht. Geht es um viele Daten, komplexe Regeln oder trägt die Verbindung einen wichtigen Teil des Geschäfts, geben Sie sie besser an Leute, die beruflich Integrationen entwickeln.

Sind API und Integration dasselbe?

Nein. Die API ist die Tür, die eine Software bereitstellt. Die Integration ist das Projekt, das diese Türen nutzt, um die richtigen Daten zur richtigen Zeit zwischen zwei oder mehr Systemen fließen zu lassen.

Sprechen wir darüber

Wenn Ihre Programme nicht miteinander sprechen und Mitarbeitende die Vermittler spielen, können APIs mit hoher Wahrscheinlichkeit einen Großteil dieser Arbeit übernehmen. Bei Selli beginnen wir mit einer Analyse Ihrer Datenflüsse und der eingesetzten Programme, entwickeln in Sprints von zwei Wochen und testen alles in einer Testumgebung, bevor wir echte Daten anfassen. Der Code bleibt Ihr Eigentum. Vereinbaren Sie ein Gespräch mit uns: Wir sehen uns an, welche Verbindungen Ihnen am meisten Zeit sparen würden und wie aufwendig sie umzusetzen wären.

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