Eine Juweliersoftware muss Dinge können, die allgemeine Software nicht vorsieht: jedes Unikat von der Werkstatt bis zum Verkauf verfolgen, das Echtheitszertifikat erzeugen, Wiederverkäufer mit unterschiedlichen Konditionen verwalten. Genau das haben wir für Grimaldo Firenze mit Grimaldo Warranty Handler gebaut, der individuellen Software, die heute Kunden, Aufträge, Lager, Zertifikate und ein Portal für Wiederverkäufer zentral bündelt. Das Projekt zeigt gut, wo eine Standard-Warenwirtschaft an ihre Grenzen kommt, wenn jeder Artikel ein Einzelstück ist.
Wer Grimaldo Firenze ist
Grimaldo Firenze ist ein Schmuckhaus, das für die Florentiner Goldschmiedekunst steht. Jedes Schmuckstück wird in den Ateliers der Stadt von Hand gefertigt, mit Materialien aus transparenten Quellen und einer Philosophie der lokalen, verantwortungsvollen Produktion. Die Kollektionen (Chandelier, Palazzo, Corda und Viaggio) werden über ein ausgewähltes Netz von Boutiquen und Wiederverkäufern in Italien und im Ausland vertrieben.
Die Herausforderung: Unikate, verstreute Werkzeuge
Ein solches Geschäft hat genaue Anforderungen, und die vorhandenen Werkzeuge reichten nicht mehr aus:
- Endkunden, Wiederverkäufer und Lieferanten waren in verschiedenen, nicht verbundenen Tools erfasst.
- Aufträge wurden vom Eingang bis zum Versand halb manuell verfolgt, mit dem Risiko von Fehlern und Verzögerungen.
- Jedes Schmuckstück ist ein identifizierbares Unikat, und man muss jederzeit wissen, wo es sich befindet: im Lager, bei einem Wiederverkäufer, verkauft oder in Zustellung.
- Echtheitszertifikate, die im Luxussegment Originalität und Eigenschaften eines Stücks bestätigen, wurden von Hand erstellt, langsam und fehleranfällig.
- Wiederverkäufer hatten keinen digitalen Kanal, um zu bestellen, die Verfügbarkeit zu prüfen oder Werbematerial herunterzuladen.
Warum keine Standardsoftware
Viele allgemeine Warenwirtschaftssysteme denken in Artikeln und Mengen: viele Stück derselben Artikelnummer. In einem Haus wie Grimaldo ist jedes Schmuckstück ein Unikat, mit eigenen Merkmalen und eigenem Zertifikat. Dazu kommen ein Wiederverkäuferkanal mit eigenen Konditionen und die Notwendigkeit, sehr wertvolle Informationen zu schützen. In solchen Fällen führt die Anpassung eines Standardpakets meist zu vielen Ausnahmen und Handarbeit außerhalb des Systems. Deshalb wurde die Software individuell um die Abläufe des Hauses herum entwickelt. Wenn Sie vor derselben Entscheidung stehen, finden Sie die Kriterien im Leitfaden Individualsoftware oder Standardsoftware.
Die Lösung: Grimaldo Warranty Handler
Ein gemeinsamer Stamm für Kunden, Wiederverkäufer und Lieferanten
Jeder Datensatz enthält Kontakte, Transaktionshistorie, vereinbarte Konditionen und Kommunikation. Die Kontakte lassen sich segmentieren, um je nach Typ unterschiedliche Beziehungen zu pflegen: Eine Privatkundin wird anders betreut als eine Partnerboutique.
Aufträge und Lager, Stück für Stück
Jedes Stück der Kollektionen hat eine eindeutige Kennung. Das System erfasst, wo es sich befindet (im Lager, bei einem Wiederverkäufer, verkauft), den Auftragsstatus und jede Bewegung. Lieferscheine entstehen automatisch, dadurch wird der Versand einfacher und nachvollziehbar.
Automatisch erzeugte Echtheitszertifikate
Mit wenigen Klicks erstellen die Mitarbeitenden für jedes verkaufte Stück professionelle, individuelle Zertifikate mit allen technischen Angaben und Merkmalen des Schmuckstücks. Ein früher langsamer, manueller Vorgang geht heute sofort und fehlerfrei. Die Zertifikate sind durch eine digitale Signatur geschützt, die ihre Unversehrtheit garantiert und Fälschungen verhindert.
Das Portal für Wiederverkäufer
Die Handelspartner haben einen eigenen Zugang, über den sie den aktuellen Katalog einsehen, die Lagerverfügbarkeit in Echtzeit prüfen, online bestellen und Werbematerial herunterladen, digital wie für den Druck. Jeder Wiederverkäufer hat persönliche Zugangsdaten und sieht nur seine eigenen Bestellungen, seine eigenen Konditionen und das freigegebene Material. Es ist dasselbe Prinzip wie bei einem B2B-Kundenportal, das Anrufe zu Verfügbarkeit und Bestellstatus reduziert: Mehr dazu im Artikel über das Kundenportal.
Sicherheit für sehr wertvolle Daten
Eine exklusive Kundschaft, die Konditionen der Partner und die Daten der einzelnen Stücke sind Informationen, die gut geschützt werden müssen. Das System nutzt Ende-zu-Ende-Verschlüsselung für die Kommunikation und AES-256 für gespeicherte Daten, starke Authentifizierung mit Unterstützung für 2FA, unveränderliche Protokolle über Zugriffe und Vorgänge, tägliche verschlüsselte Backups, die in geografisch verteilte Rechenzentren repliziert werden, sowie automatisierte Abläufe für DSGVO-Anfragen auf Auskunft und Löschung.
Die Ergebnisse
Aus der Fallstudie Grimaldo Warranty Handler:
- 95 % Automatisierung bei der Erstellung der Echtheitszertifikate;
- 60 % weniger Zeit für die Bearbeitung der Bestellungen von Wiederverkäufern;
- 80 % weniger Excel-Tabellen in der laufenden Verwaltung der Boutique.
Der Kommentar des Hauses: „Heute verwalten wir Kunden, Wiederverkäufer, Aufträge und Lager zentral und präzise, mit vollständiger Rückverfolgbarkeit jedes einzelnen Stücks. [...] Es ist ein System, das für uns maßgefertigt wurde.“
Was eine Juweliersoftware können muss
Aus dem Projekt Grimaldo ergeben sich einige Anforderungen, die für viele Juweliere, Goldschmiedewerkstätten und Luxusmarken gelten. Das Lager muss pro Einzelstück geführt werden, nicht nur pro Artikelnummer. Das Zertifikat muss aus den Daten des Systems entstehen, damit technische Merkmale und Dokument immer übereinstimmen und niemand Gewicht und Karat von Hand abschreiben muss. Wenn Sie über Wiederverkäufer verkaufen, brauchen Sie einen eigenen Kanal mit getrennten Berechtigungen für jeden Partner. Und die Sicherheit muss dem Wert der Daten entsprechen: Bei einem Juwelier ist die Kundenliste so sensibel wie der Inhalt des Tresors.
Nicht jeder Juwelier braucht allerdings eine Individualsoftware. Ein Geschäft mit einem einzigen Schaufenster, das Fremdmarken ohne Wiederverkäufernetz verkauft, findet in der Regel alles Nötige in einer fertigen Branchenlösung. Eine eigene Entwicklung rechnet sich, wenn wie bei Grimaldo eigene Fertigung, Unikate und Vertrieb über Partner zusammenkommen.
Sprechen wir darüber
Wenn Sie ein Juweliergeschäft, eine Goldschmiede oder eine Marke führen, die über Wiederverkäufer verkauft, erzählen Sie uns, wie Sie heute Stücke, Zertifikate und Aufträge verwalten. In einem ersten Gespräch klären wir gemeinsam, ob eine Unternehmenssoftware nach Maß Ihre Arbeit vereinfachen kann und mit welchem Prozess Sie am besten beginnen. Vereinbaren Sie einen Termin mit unserem Team.