Eine CRM-ERP-Integration sorgt dafür, dass die Software, in der Verkaufschancen entstehen, und die Software, in der Dokumente, Kunden und Aufträge entstehen, zusammenarbeiten, ohne dass jemand Daten von Hand überträgt. Genau das haben wir für Pulltex umgesetzt: eine individuelle Vertriebssoftware, die über eine bidirektionale API-Integration mit HubSpot verbunden ist und den Zeitaufwand für das Erstellen und Versenden einer Proformarechnung um 70 % gesenkt hat.
Im Folgenden beschreibe ich die Ausgangslage, was wir gebaut haben und was ein Unternehmen mit eigenem Vertriebsnetz daraus mitnehmen kann.
Wer Pulltex ist
Pulltex ist eine Marke für Weinzubehör, bekannt für ihren patentierten Doppelhebel-Korkenzieher. Das Unternehmen hat über zwanzig Jahre Erfahrung und arbeitet mit einer anspruchsvollen B2B-Kundschaft: Weingüter, Konsortien, Händler und große Namen des italienischen Weins. Die Beziehungen vor Ort betreut ein Netz von Handelsvertretern.
Das Problem: Deals in HubSpot, Proformarechnungen und Vertreter woanders
Der Vertriebsprozess von Pulltex ist vielschichtig und stark individualisiert. Kundenstammdaten, die Zuordnung der Kunden zu den Vertretern, Proformarechnungen für Sonderaufträge und die Nachverfolgung der Verkaufschancen lagen in verschiedenen Systemen, die nicht miteinander sprachen.
HubSpot CRM diente dazu, die Deals zu verfolgen, war aber nicht dafür gedacht, Vertreter und ihre Kundenportfolios zu verwalten. Die Proformarechnungen entstanden in einem separaten System oder in Tabellen: eine langsame, fehleranfällige Arbeit ohne Verbindung zu den CRM-Daten. Auch die Zuordnung von Vertreter und Kunde war nicht an einer Stelle hinterlegt, und die Geschäftsleitung hatte Mühe, einen Gesamtüberblick über das Vertriebsnetz zu bekommen.
Der Verkaufszyklus war dadurch langsamer als nötig, und die Daten des einen Systems stimmten nicht mit denen des anderen überein. Das passiert vielen KMU, die ein CRM einführen, ohne es mit dem Rest zu verbinden.
Warum ein Softwarewechsel nicht gereicht hätte
In solchen Fällen ist die Versuchung groß, ein einziges Programm zu suchen, das alles kann. HubSpot funktionierte aber gut für das, wofür es eingesetzt wurde. Es fehlten ein Werkzeug, das auf die Arbeitsweise des Pulltex-Vertriebs zugeschnitten ist, und vor allem die Verbindung zwischen beiden Systemen. Deshalb haben wir entschieden, dem CRM eine individuelle Unternehmenssoftware zur Seite zu stellen und beide miteinander sprechen zu lassen, statt alles auszutauschen.
Die Lösung: Individualsoftware mit HubSpot-Anbindung per API
Wir haben eine Webanwendung entwickelt, die zum täglichen Arbeitswerkzeug von Vertretern und Verwaltung geworden ist. Sie ist in Module gegliedert, die auf den tatsächlichen Bedarf von Pulltex zugeschnitten sind.
Kunden- und Vertreterverwaltung
Ein einziger Bereich enthält die vollständigen Stammdaten von Kunden und Vertretern. Die wichtigste Funktion ist die eindeutige Zuordnung jedes Kunden zu seinem zuständigen Vertreter. Damit haben alle eine klare Übersicht über Gebiete und Zuständigkeiten.
Generator für Proformarechnungen
Die Vertreter erstellen eine Proformarechnung mit wenigen Klicks: Sie duplizieren ein bestehendes Angebot, wählen Kunden und Produkte aus bereits erfassten Stammdaten und hinterlegen individuelle Zahlungsbedingungen. Die Angebotserstellung folgt heute einem Standard und hängt nicht mehr von Tabellen ab.
Bidirektionale Integration mit HubSpot
Von diesem Teil des Projekts hängt alles andere ab. Die Unternehmenssoftware ersetzt HubSpot nicht, sondern ergänzt es, und beide Systeme tauschen über APIs in beide Richtungen Daten aus. Die Kundendaten werden synchronisiert, sodass die Stammdaten in beiden Systemen identisch sind. Aus dem CRM übernimmt die Software die Verantwortlichen der Deals, damit die Vertriebsarbeit mit dem Stand in HubSpot übereinstimmt. In der Gegenrichtung wird jede erzeugte Proformarechnung an HubSpot übertragen: Die Historie jedes Deals enthält die echten Vertriebsdokumente, und der Verkaufszyklus ist vom Anfang bis zum Abschluss nachvollziehbar.
Wenn Sie genauer verstehen möchten, wie solche Verbindungen funktionieren, lesen Sie unseren Leitfaden zu Unternehmens-APIs und wie sie Ihre Programme miteinander sprechen lassen.
Sicherheit der Vertriebsdaten
Die Daten eines Vertriebsnetzes sind sensibel. Deshalb arbeitet das System mit rollenbasierten Zugriffsrechten (jeder Vertreter sieht nur seine eigenen Kunden und Proformarechnungen, die Verwaltung sieht alles), verschlüsselter Kommunikation über HTTPS, einer Anbindung an HubSpot über sichere Authentifizierungstoken und regelmäßigen automatischen Backups.
Die Ergebnisse
Die wichtigste Kennzahl aus der Fallstudie Pulltex ist eine Verkürzung der Zeit für das Erstellen und Versenden einer Proformarechnung um 70 %. Heute liegen alle Kundenstammdaten und alle Zuordnungen zu den Vertretern in einem einzigen System, und Eingabefehler sowie Abweichungen zwischen Angeboten und CRM-Daten sind verschwunden.
ERP und CRM synchronisieren: was der Fall Pulltex lehrt
Aus diesem Projekt lassen sich einige Regeln ableiten, die für jede CRM-ERP-Integration gelten.
Wenn das CRM seine Aufgabe gut erfüllt, binden Sie es an, statt es zu ersetzen. Ein Plattformwechsel zwingt das ganze Vertriebsnetz zum Neuanfang, eine Integration dagegen lässt den Vertretern die Werkzeuge, die sie bereits kennen.
Legen Sie fest, wo jedes Datum entsteht, bevor Sie eine Zeile Code schreiben. Kunden, Deals und Dokumente brauchen ein klares führendes System, die anderen Systeme übernehmen die Daten von dort. Können zwei Programme denselben Kundenstamm ohne Regel ändern, laufen die Daten innerhalb weniger Wochen wieder auseinander.
Die Funktionen der Unternehmenssoftware gehören auf die tatsächliche Arbeitsweise der Menschen zugeschnitten, die sie nutzen werden. Bei Pulltex sind sie aus der täglichen Arbeit der Vertreter entstanden, nicht aus einer allgemeinen Funktionsliste.
Und schließlich: Berechtigungen plant man am Anfang. In einem Vertriebsnetz muss nicht jeder alles sehen, und Rollen nachträglich in ein laufendes System einzubauen, ist schwieriger, als sie ab dem ersten Sprint vorzusehen.
Dieselbe Überlegung gilt für einen Großhändler, der sein CRM mit dem Lager verbinden muss, oder für Unternehmen, die online verkaufen und Onlineshop und Warenwirtschaft abgleichen müssen. Einen Gesamtüberblick bietet unser Leitfaden zur Systemintegration. Hat Ihr Vertriebsprozess besondere Regeln, lohnt sich auch der Blick auf ein individuelles CRM.
Ihre Programme sprechen nicht miteinander? Sprechen wir darüber
Wenn Ihre Vertreter in einem CRM arbeiten und Ihre Verwaltung in einem anderen System, und jemand seine Tage damit verbringt, zwischen beiden zu vermitteln, können wir helfen. Wir beginnen mit einer Analyse der Datenflüsse, entwickeln in Sprints von zwei Wochen mit einer Staging-Umgebung für die Tests, und der Code bleibt Ihr Eigentum. Lernen Sie unseren Service für Integrationen und APIs kennen oder vereinbaren Sie ein Gespräch und erzählen Sie uns, wie Ihr Vertriebsnetz arbeitet.