Un'integrazione CRM gestionale serve a far lavorare insieme il software dove nascono le trattative e quello dove nascono documenti, clienti e ordini, senza ricopiare i dati a mano. È quello che abbiamo fatto per Pulltex: un gestionale commerciale su misura collegato a HubSpot con un'integrazione bidirezionale via API, che ha ridotto del 70% il tempo necessario per creare e inviare una fattura proforma.
Qui sotto racconto com'era la situazione di partenza, cosa abbiamo costruito e cosa può ricavarne un'azienda con una rete vendita.
Chi è Pulltex
Pulltex è un marchio di accessori per il vino, noto per il cavatappi a doppia leva brevettata. Ha oltre vent'anni di esperienza e lavora con una clientela B2B di alto profilo: cantine, consorzi, distributori e grandi nomi del vino italiano. Le relazioni sul territorio sono gestite da una rete di agenti commerciali.
Il problema: trattative su HubSpot, proforma e agenti altrove
Il processo di vendita di Pulltex è articolato e molto personalizzato. Anagrafiche clienti, assegnazione dei clienti agli agenti, fatture proforma per ordini su misura e tracciamento delle trattative vivevano su sistemi diversi che non si parlavano.
HubSpot CRM serviva a seguire le trattative, ma non era pensato per gestire gli agenti e i loro portafogli clienti. Le fatture proforma si preparavano su un sistema separato o su fogli di calcolo: un lavoro lento, facile da sbagliare e scollegato dai dati del CRM. Anche l'abbinamento tra agente e cliente non stava in un unico punto, e la direzione faticava ad avere una visione d'insieme sulla rete vendita.
Il ciclo di vendita era quindi più lento del necessario, e i dati di un sistema non coincidevano con quelli dell'altro. Capita a molte PMI che adottano un CRM senza collegarlo al resto.
Perché non bastava cambiare software
In questi casi la tentazione è cercare un unico programma che faccia tutto. HubSpot però funzionava bene per quello per cui era usato. Mancavano uno strumento costruito sul modo di lavorare della rete vendita Pulltex e, soprattutto, il collegamento tra i due sistemi. Per questo abbiamo scelto di affiancare al CRM un gestionale su misura e farli dialogare, invece di sostituire tutto.
La soluzione: un gestionale su misura con integrazione HubSpot gestionale via API
Abbiamo sviluppato un'applicazione web che è diventata lo strumento di lavoro quotidiano di agenti e amministrazione. È organizzata in moduli costruiti sulle necessità reali di Pulltex.
Gestione clienti e agenti
Un'unica sezione raccoglie l'anagrafica completa di clienti e agenti. La funzione più importante è l'abbinamento univoco tra ogni cliente e il suo agente di riferimento, che dà a tutti una mappa chiara di territorio e responsabilità.
Generatore di fatture proforma
Gli agenti creano una proforma in pochi click: duplicano un'offerta esistente, scelgono clienti e prodotti da anagrafiche già caricate e applicano condizioni di pagamento personalizzate. Il processo di offerta oggi segue uno standard e non dipende più dai fogli di calcolo.
Integrazione bidirezionale con HubSpot
Questa è la parte del progetto da cui dipende tutto il resto. Il gestionale non sostituisce HubSpot, lo completa, e i due sistemi si scambiano dati attraverso le API in entrambe le direzioni. I dati dei clienti vengono sincronizzati, così l'anagrafica è la stessa in tutti e due. Dal CRM il gestionale importa i proprietari delle trattative, per allineare il lavoro commerciale a quello che risulta in HubSpot. Nella direzione opposta, ogni proforma generata viene inviata a HubSpot: lo storico di ogni trattativa contiene i documenti commerciali veri e il ciclo di vendita è tracciato dall'inizio alla fine.
Se vuoi capire meglio come funzionano questi collegamenti, abbiamo scritto una guida alle API aziendali e a come fanno dialogare i tuoi software.
Sicurezza dei dati commerciali
I dati di una rete vendita sono sensibili. Per questo il sistema prevede accessi basati sui ruoli (ogni agente vede solo i propri clienti e le proprie proforma, l'amministrazione vede tutto), comunicazioni cifrate via HTTPS, connessione a HubSpot tramite token di autenticazione sicuri e backup automatici regolari.
I risultati
Il dato principale riportato nel caso studio Pulltex è un taglio del 70% del tempo necessario per creare e inviare una fattura proforma. Oggi tutte le anagrafiche clienti e tutti gli abbinamenti con gli agenti stanno in un unico sistema, e sono spariti gli errori di data entry e il disallineamento tra le offerte e i dati del CRM.
Come sincronizzare gestionale e CRM nella tua azienda: cosa insegna il caso Pulltex
Da questo progetto si ricavano alcune regole che valgono per qualunque integrazione CRM gestionale.
Se il CRM fa bene il suo lavoro, collegalo invece di sostituirlo. Cambiare piattaforma costringe tutta la rete vendita a ripartire da capo, mentre un'integrazione lascia agli agenti gli strumenti che già conoscono.
Prima di scrivere una riga di codice, decidi dove nasce ogni dato. Clienti, trattative e documenti devono avere un sistema di origine chiaro, e gli altri sistemi li ricevono. Quando due software possono modificare la stessa anagrafica senza una regola, i dati tornano a divergere in poche settimane.
Le funzioni del gestionale vanno costruite su come lavorano davvero le persone che lo useranno. Nel caso Pulltex sono nate dal lavoro quotidiano degli agenti, non da un elenco generico di funzionalità.
Infine, i permessi si pensano all'inizio. In una rete vendita non tutti devono vedere tutto, e aggiungere i ruoli a sistema già in uso è più complicato che prevederli fin dal primo sprint.
Lo stesso ragionamento si applica a un distributore che deve collegare il CRM al magazzino o a chi vende online e deve allineare e-commerce e gestionale. Per un quadro generale leggi la nostra guida all'integrazione di sistemi, e se il tuo processo commerciale ha regole particolari vale la pena considerare un CRM personalizzato.
I tuoi software non si parlano? Parliamone
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