Un software manutenzione impianti deve tenere insieme pianificazione, lavoro in campo e fatturazione. Chi gestisce manutenzioni e impianti lavora su tre piani che devono tornare: quello che è stato pianificato, quello che i tecnici hanno fatto davvero e quello che si fattura. Nella maggior parte delle imprese il raccordo fra i tre passa ancora da rapportini di carta, telefonate e fogli Excel.
Un software per la gestione delle manutenzioni funziona quando:
- ogni impianto ha la sua scheda, con documentazione, storico e scadenze;
- le manutenzioni programmate generano da sole gli interventi in calendario;
- il tecnico riceve l'ordine di lavoro sul telefono e lo chiude lì, con foto e firma;
- materiali e ore finiscono sulla commessa senza essere ricopiati;
- il cliente vede lo stato dei lavori senza chiamare.
I software standard coprono bene una parte di questo. Quando il resto va adattato (contratti di manutenzione particolari, stati di avanzamento verso i fornitori, regole sui materiali), il gestionale su misura costa meno della somma degli adattamenti.