KI-Telefonzentrale für eine Bildungsakademie: Anrufe, Praktika und Anfragen auf einer Plattform

Der Kunde ist eine Akademie für berufliche Bildung mit mehreren Standorten. Das Telefon klingelt aus sehr unterschiedlichen Gründen: Interessenten für Kurse, Unternehmen auf der Suche nach Praktikanten oder Personal, Unternehmen, die bereits einen Studenten betreuen, Kunden, die einen Termin buchen wollen.

Das Team verbrachte viele Stunden damit, immer dieselben Fragen zu beantworten und zurückzurufen. Dazu kam Arbeit nach außen, die niemand regelmäßig schaffte: Unternehmen anrufen, um neue Praktikumsplätze zu finden, und in festen Abständen bei den Gastbetrieben nachfragen, wie es läuft.

Die Antworten gab es schon, verteilt auf ein Telefonskript, eine Liste häufiger Fragen aus WhatsApp und das Wissen der Mitarbeitenden. Es fehlte ein gemeinsamer Ort.

Wir haben eine Plattform entworfen, die KI-Sprachagenten steuert und alles, was sie erzeugen, an einem Ort sammelt.

Eingehende Anrufe

Der Agent nimmt an, erkennt das Anliegen und nutzt gezielte Werkzeuge: Er sucht in den häufigen Fragen, erfasst Kursanfragen, nimmt die Daten interessierter Betriebe auf, hinterlässt Nachrichten, prüft freie Termine und bucht im Kalender. Während der Bürozeiten kann er an die richtige Abteilung weiterleiten. Jeder Anruf hat Transkript, Ergebnis und Aufzeichnung.

Ausgehende Anrufe

Es gibt zwei Anruflisten. Die erste sucht neue Betriebe für Praktika und stoppt automatisch, wenn die Zielzahl an Plätzen erreicht ist. Die zweite übernimmt die Check-ins laufender Praktika: Alle drei Wochen ruft das System den Gastbetrieb an und erfasst die Antworten auf den Fragebogen. Wer lieber online antwortet, bekommt einen Link per E-Mail mit drei Erinnerungen während der Bürozeiten. Meldet sich niemand, erhält das Team eine Aufgabe zum persönlichen Rückruf.

Wissensdatenbank mit menschlicher Freigabe

Aus den häufigen Fragen wurde eine Wissensdatenbank. Für jeden Eintrag schlägt das System eine gesprochene Fassung vor, veröffentlicht wird sie aber nur von einer Person aus dem Team. Fragen, die der Agent nicht beantworten konnte, landen in einer Liste, so wächst die Datenbank aus echten Fällen.

Anfragen, Datenschutz und Rollen

Kursanfragen, Nachrichten und Buchungen kommen in einen gemeinsamen Eingang mit Status, Zuständigkeit und Export. Es gibt getrennte Rollen für Administration, Team und Nur-Lesen, Telefonnummern werden maskiert, Aufzeichnungen sind nur für angemeldete Benutzer abspielbar und ein Protokoll erfasst jede Aktivität. Der WhatsApp-Kanal nutzt dieselbe Wissensdatenbank wie das Telefon, sobald Meta die API freischaltet.

Stand

Ende Oktober 2026 ist die Plattform in der Abnahme durch das Team des Kunden. Ergebnisse veröffentlichen wir noch nicht, sie folgen nach den ersten Monaten im Echtbetrieb.

Wie wir solche Projekte angehen, lesen Sie auf der Seite zur KI-Telefonzentrale und zu künstlicher Intelligenz für Unternehmen.