Centralino AI per un'accademia di formazione: telefono, tirocini e richieste in un'unica piattaforma

Il cliente è un'accademia di formazione professionale con più sedi. Il telefono squilla per motivi molto diversi: persone interessate ai corsi, aziende che cercano tirocinanti o personale, aziende che ospitano già uno studente, clienti che vogliono prenotare un servizio.

Lo staff passava molte ore a rispondere alle stesse domande e a richiamare. C'era poi un lavoro in uscita che nessuno riusciva a fare con regolarità: chiamare le aziende per trovare nuovi posti di tirocinio e sentire, a intervalli fissi, quelle che ospitano uno studente per sapere come sta andando.

Le risposte esistevano già, sparse fra uno script per il telefono, un elenco di domande frequenti usato su WhatsApp e la memoria delle persone. Mancava un posto unico dove raccoglierle e da cui ripartire.

Abbiamo progettato una piattaforma che coordina agenti vocali AI e raccoglie in un unico posto tutto quello che producono.

Centralino in entrata

L'agente risponde, capisce il motivo della chiamata e usa strumenti precisi: consulta le domande frequenti, registra la richiesta di informazioni su un corso, prende i dati di un'azienda interessata ai tirocinanti, lascia un messaggio, verifica le disponibilità e prenota un appuntamento sul calendario. In orario d'ufficio può trasferire la chiamata al reparto giusto. Ogni chiamata ha trascrizione, esito e registrazione.

Chiamate in uscita

Ci sono due liste di chiamata. La prima cerca nuove aziende disponibili ad accogliere tirocinanti e si ferma da sola quando raggiunge l'obiettivo di posti. La seconda fa i check-in sui tirocini attivi: ogni tre settimane il sistema chiama l'azienda ospitante e raccoglie le risposte al questionario. Se l'azienda preferisce compilarlo online riceve un link via email, con tre solleciti in orario d'ufficio. Se non risponde, lo staff riceve una richiesta per chiamare di persona.

Knowledge base con una persona che approva

Le domande frequenti sono diventate una knowledge base. Per ogni voce il sistema propone una versione adatta al parlato, ma la pubblica solo una persona dello staff. Le domande a cui l'agente non ha saputo rispondere finiscono in un elenco, così la knowledge base cresce dai casi reali.

Richieste, privacy e ruoli

Lead dei corsi, messaggi e prenotazioni arrivano in un'unica casella con stato, assegnatario ed export. Ci sono ruoli separati per amministratori, staff e sola lettura, i numeri di telefono sono mascherati, le registrazioni si ascoltano solo da utenti autenticati e un registro tiene traccia di ogni attività. Il canale WhatsApp userà la stessa knowledge base del telefono, appena Meta attiva le API.

A che punto siamo

A fine ottobre 2026 la piattaforma è in collaudo con lo staff del cliente. Non pubblichiamo ancora risultati: li aggiungeremo dopo i primi mesi di uso reale.

Trovi come lavoriamo su questi progetti nella pagina sul centralino AI e in quella sull'intelligenza artificiale per aziende.