Die erste Aufgabe einer Software für Tanzschulen ist es, den Inhabern die Büroarbeit abzunehmen: Anmeldungen, Zahlungen, Quittungen, ärztliche Atteste und die Kommunikation mit den Schülerinnen und Schülern. Genau das haben wir für Swing Studio 22 mit Swing Studio 22 Connect gebaut, der Software, mit der die Schule heute arbeitet und die laut Fallstudie 80 % der Verwaltungs- und Sekretariatsaufgaben automatisiert hat. Dasselbe Prinzip passt auf Fitnessstudios, Musikschulen und andere Betriebe mit Mitgliedschaften oder Kursanmeldungen.
Wer Swing Studio 22 ist
Swing Studio 22 ist eine Tanzschule mit Schwerpunkt Swing: Lindy Hop, Boogie Woogie, Blues, Balboa, Solo Jazz und Tap Dance, dazu Kurse wie Pilates und Stretch & Mobility. Gegründet haben sie Antonio und Elisa, und sie wurde schnell zur Anlaufstelle für Begeisterte: Kurse für alle Niveaus, Workshops mit internationalen Lehrern, Einzel- und Gruppenstunden, Events und Festivals, die Tänzer aus ganz Italien anziehen.
Wir begleiten die Schule seit der Eröffnung, angefangen bei der Website: Online-Anmeldung und Bezahlung mit wenigen Klicks, dazu ein Mitgliederbereich mit Unterrichtsmaterial und Mitteilungen. Mit dem Wachstum verlagerte sich das Problem allerdings hinter die Kulissen.
Die Herausforderung: viel Verwaltung, wenig Zeit zum Unterrichten
Je größer die Schule wurde, desto mehr Stunden verbrachten Antonio und Elisa mit Verwaltung, statt zu unterrichten und sich um die Community zu kümmern. Die Schwachstellen kennt jeder, der einen Betrieb mit Anmeldungen führt:
- Die Anmeldungen lagen in Excel-Tabellen, die immer komplexer und schwerer aktuell zu halten waren.
- Zahlungen wurden von Hand erfasst, mit dem Risiko, etwas zu vergessen, und ohne klaren Überblick über die Finanzen.
- Quittungen mussten einzeln erstellt werden.
- In Italien ist für sportliche Aktivitäten ein ärztliches Attest Pflicht. Die Ablaufdaten von Dutzenden, später Hunderten Schülern zu verfolgen, war zu einer riesigen Aufgabe geworden, mit dem realen Risiko, jemanden mit abgelaufenem Attest in den Saal zu lassen.
- Mitteilungen liefen über verstreute E-Mails und Nachrichten, ohne einfache Möglichkeit, nur die Teilnehmer eines Kurses oder eines Events anzuschreiben.
Die Lösung: Swing Studio 22 Connect
Swing Studio 22 Connect ist die individuell entwickelte Verwaltungssoftware, mit der die Gründer die gesamte Schule an einem Ort steuern, von der Anmeldung bis zum Attest. Wir haben sie so gestaltet, dass sie ohne technische Kenntnisse leicht zu bedienen ist, und an die Website angebunden, über die sich die Schüler für Kurse und Festivals anmelden.
Schülerstammdaten
Jede Schülerin und jeder Schüler hat ein Profil mit persönlichen Daten, Kontakten, Anmeldehistorie, Zahlungen, Attesten und Präferenzen. Die Situation einer Person ist auf einen Blick sichtbar, ohne drei verschiedene Dateien zu öffnen.
Anmeldungen und Zahlungen
Das Modul deckt den ganzen Ablauf ab: Anmeldung, Zahlung, Verlängerung. Es unterstützt mehrere Zahlungsarten (Einmalbetrag, Raten, Abos) und erstellt die Quittungen automatisch, sodass die Handarbeit bei den Quittungen weggefallen ist.
Ärztliche Atteste mit automatischer Fristenüberwachung
Diese Funktion wird am meisten geschätzt. Das System kennt das Ablaufdatum jedes Attests und schickt dem Schüler rechtzeitig eine Erinnerung zur Erneuerung. Das Team muss keine Listen mehr von Hand prüfen.
Gezielte Mitteilungen
Nachrichten lassen sich an genau definierte Gruppen senden, gefiltert nach Kurs, Niveau, Anmeldestatus oder anderen Kriterien. Eine Stundenplanänderung erreicht nur die Betroffenen, ein Event wird beim passenden Publikum beworben.
Sicherheit von Gesundheits- und Zahlungsdaten
Eine Verwaltungssoftware für eine Tanzschule verarbeitet sensible Daten: persönliche Angaben, ärztliche Atteste (Gesundheitsdaten, die nach der DSGVO besonders geschützt sind) und Zahlungen. Die Kommunikation ist per TLS verschlüsselt, die gespeicherten Daten ebenfalls. Die Atteste liegen in getrennten Partitionen, auf die nur berechtigtes Personal zugreifen kann. Administrative Zugänge unterstützen die Zwei-Faktor-Authentifizierung, und die Berechtigungen unterscheiden zwischen Leitung und Mitarbeitenden. Zahlungsdaten werden nicht in der Software gespeichert, sondern laufen über PCI-DSS-zertifizierte Zahlungsanbieter. Es gibt tägliche verschlüsselte Backups und Funktionen für Anträge auf Auskunft, Berichtigung und Löschung von Daten. Einen allgemeinen Überblick gibt der Leitfaden zur IT-Sicherheit für KMU.
Die Ergebnisse
Aus der Fallstudie Swing Studio 22 Connect:
- 80 % der Verwaltungs- und Sekretariatsaufgaben automatisiert;
- 0 vergessene oder nicht angeforderte ärztliche Atteste;
- +150 % Kapazität für neue Anmeldungen ohne mehr Handarbeit.
Für die Website nennt die eigene Fallstudie 30 % mehr Online-Anmeldungen im ersten Quartal und 70 % weniger Zeitaufwand für die Verwaltung der Anmeldungen.
Das sagen die Inhaber: „Swing Studio 22 Connect hat unser Leben verändert. Früher haben wir unglaublich viel Zeit mit Anmeldungen, Zahlungen, Quittungen und der Kontrolle der Atteste verloren. Jetzt ist alles geordnet, automatisch und jederzeit im Blick.“
Was Inhaber von Schulen und Studios daraus lernen können
Der Fall gilt für viele Betriebe mit Anmeldungen: Tanz- und Musikschulen, Fitnessstudios, Sportzentren, Sprachschulen. Zuerst sollten Sie alles automatisieren, was eine Frist hat, also Atteste, Verlängerungen und Raten, denn dort geht Geld verloren und dort entstehen Risiken. Danach kommt die Verbindung zwischen Website und Software: Wenn die Online-Anmeldung als E-Mail eintrifft und abends jemand sie von Hand abtippt, ist der halbe Vorteil dahin. Segmentierte Mitteilungen kommen zuletzt, fallen den Schülern aber am meisten auf, weil sie nur noch Nachrichten bekommen, die sie betreffen.
Eine Grenze muss klar benannt werden. Hat Ihre Schule wenige Kurse, eine einzige Lehrkraft und ein paar Dutzend Schüler, ist eine Individualsoftware vermutlich überdimensioniert: Ein gutes fertiges Programm für Studios oder Sportvereine kann reichen. Individuell lohnt sich, wenn Sonderfälle (Festivals, Workshops mit Gastlehrern, gemischte Abos, verschiedene Disziplinen) zur Regel werden.
Läuft Ihr Büro heute über Excel-Tabellen, lesen Sie auch die 5 Anzeichen, dass Ihr KMU eine individuelle Unternehmenssoftware braucht.
Sprechen wir darüber
Wenn Sie eine Tanzschule, ein Fitnessstudio oder einen anderen Betrieb mit Anmeldungen, Zahlungen und Fristen führen, erzählen Sie uns, wie Sie heute arbeiten. In einem ersten Gespräch klären wir gemeinsam, welche Schritte sich automatisieren lassen und ob eine individuelle Verwaltungssoftware wie die für Swing Studio 22 sinnvoll ist. Vereinbaren Sie ein Gespräch mit unserem Team.