Swing Studio 22 Connect: Il ritmo giusto per gestire una scuola di ballo

Swing Studio 22 è una scuola di ballo specializzata nelle danze swing – Lindy Hop, Boogie Woogie, Blues, Balboa, Solo Jazz, Tap Dance – ma anche in discipline di benessere come Pilates e Stretch & Mobility. Fondata da Antonio ed Elisa, la scuola è rapidamente diventata un punto di riferimento per gli appassionati, offrendo corsi per tutti i livelli, workshop con maestri internazionali, lezioni individuali e di gruppo, e organizzando eventi e festival che attirano ballerini da tutta Italia.

Con la crescita della scuola, tuttavia, Antonio ed Elisa si sono trovati a dedicare sempre più tempo ad attività amministrative e gestionali, sottraendolo all’insegnamento e alla cura della community che avevano costruito con tanta passione. La gestione delle iscrizioni avveniva attraverso fogli di calcolo Excel che diventavano ogni giorno più complessi e difficili da mantenere. I pagamenti venivano tracciati manualmente, con il rischio di dimenticanze e la difficoltà di avere una visione chiara della situazione finanziaria. La generazione delle ricevute era un processo laborioso che richiedeva tempo prezioso.

Un aspetto particolarmente critico riguardava la gestione dei certificati medici sportivi, obbligatori per la pratica delle attività fisiche. Tenere traccia delle scadenze di decine (e poi centinaia) di studenti era diventato un incubo logistico, con il rischio concreto di permettere la partecipazione ai corsi a studenti con certificati scaduti. Le comunicazioni con gli studenti avvenivano principalmente via email o messaggi, senza un sistema strutturato che permettesse di raggiungere in modo mirato specifici gruppi (ad esempio, gli iscritti a un determinato corso o i partecipanti a un evento).

Abbiamo creato “Swing Studio 22 Connect”, il software gestionale che permette ad Antonio ed Elisa di gestire a 360° la loro scuola di ballo, liberando tempo ed energie per ciò che amano davvero: insegnare e far crescere la community. La piattaforma è stata progettata per essere intuitiva e accessibile, anche per chi non ha competenze tecniche avanzate.

Il modulo anagrafico centralizza tutte le informazioni sugli studenti: dati personali, contatti, storico delle iscrizioni, pagamenti effettuati, certificati medici e preferenze. Ogni studente ha una scheda completa che permette di avere immediatamente il quadro della situazione.

Il modulo iscrizioni e pagamenti gestisce l’intero ciclo di vita dell’iscrizione, dalla registrazione al corso fino al pagamento e al rinnovo. Il sistema supporta diverse strategie di pagamento (quota singola, rateizzazione, abbonamenti) e genera automaticamente le ricevute, eliminando completamente il lavoro manuale. Gli studenti possono iscriversi ai corsi e ai festival direttamente online, attraverso un’interfaccia integrata con il sito web della scuola.

Il modulo certificati medici rappresenta una delle funzionalità più apprezzate. Il sistema tiene traccia della scadenza di ogni certificato e invia notifiche automatiche agli studenti quando la data si avvicina, ricordando loro di rinnovare il documento. Questo ha eliminato completamente il problema dei certificati scaduti e ha sollevato lo staff da un compito tedioso e a rischio di errori.

Il modulo comunicazioni permette di inviare messaggi mirati a specifici gruppi di studenti, segmentati per corso, livello, stato dell’iscrizione o altri criteri. Questo strumento è fondamentale per comunicare variazioni di orario, promuovere eventi speciali o semplicemente mantenere viva la relazione con la community.

La sicurezza dei dati è stata curata con particolare attenzione, considerando la natura sensibile delle informazioni trattate: dati personali degli studenti, informazioni sanitarie relative ai certificati medici, dati di pagamento. Il sistema implementa crittografia TLS per tutte le comunicazioni e crittografia at-rest per i dati archiviati. I dati relativi ai certificati medici, classificati come dati sanitari e quindi soggetti a tutela rafforzata ai sensi del GDPR, sono archiviati in partizioni separate con accesso limitato esclusivamente al personale autorizzato. L’autenticazione degli utenti amministrativi è protetta da password con hashing sicuro e supporta l’autenticazione a due fattori. Il sistema implementa un controllo degli accessi che distingue tra i permessi dei gestori della scuola e quelli degli eventuali collaboratori, garantendo la segregazione delle responsabilità. I dati di pagamento non vengono archiviati direttamente nel sistema, ma gestiti attraverso gateway di pagamento certificati PCI-DSS. La piattaforma è pienamente conforme al GDPR, con informative privacy integrate nel processo di iscrizione e funzionalità per la gestione delle richieste di accesso, rettifica e cancellazione dei dati. Backup automatici giornalieri con crittografia garantiscono la protezione contro la perdita di dati.