Assistente AI nel gestionale per gioiellerie: Aurelia Hub risponde ai dati in sola lettura

Aurelia Hub è il gestionale che Selli sviluppa per gioiellerie e orologerie del mercato tedesco: cassa, magazzino a matricola, riparazioni, CRM, acquisto di oro usato e orologi certificati, export per il commercialista. È un prodotto in produzione, in uso presso gioiellerie in Germania.

Con la crescita dei moduli sono arrivate due richieste.

La prima riguardava le domande quotidiane. «Quanti Rolex abbiamo venduto quest'anno?», «Quali riparazioni sono aperte da più di 30 giorni?», «Come si fa la chiusura di cassa?». Per rispondere bisognava conoscere bene il gestionale o chiedere a chi lo conosce. E chi chiede non deve vedere più di quello che il suo ruolo gli consente: un tecnico di laboratorio non deve leggere il fatturato o i prezzi d'acquisto.

La seconda riguardava le fatture dei fornitori di orologi. Ogni consegna andava caricata a mano, riga per riga, con referenze e codici difficili da leggere sulle scansioni.

Un assistente che legge, ma non scrive

Nell'interfaccia c'è un pulsante «KI-Assistent». L'utente scrive la domanda in tedesco o in inglese e l'assistente la trasforma in interrogazioni su 26 archivi di dati: vendite, righe di vendita, riparazioni, magazzino, ricambi, fornitori, clienti, appuntamenti, buoni regalo e altri.

Abbiamo progettato i limiti prima delle funzioni:

• Sola lettura. Ogni interrogazione gira in una transazione di sola lettura, con un tempo massimo, e qualunque istruzione che non sia una lettura viene rifiutata prima di arrivare al database.
• Gli stessi permessi dell'interfaccia. Se l'utente non può vedere i prezzi d'acquisto o il fatturato, l'assistente non li vede. Un campo non permesso è un rifiuto esplicito, non una colonna vuota.
• Dati sensibili esclusi. Le colonne sensibili non sono dichiarate al modello, quindi per lui non esistono. I codici dei buoni regalo non vengono mai mostrati.
• Registro delle conversazioni, per capire cosa è stato chiesto e come è stato risposto.

L'assistente spiega anche come usare le funzioni attive per quell'utente e prepara export in Excel, PDF o CSV con il logo del negozio, intestazione e totali. I file restano privati, scadono dopo sette giorni e si scaricano solo dall'autore.

Per controllare la qualità abbiamo scritto un set di 40 domande in 13 categorie, con le risposte attese, che si ripete a ogni modifica del prompt o del modello.

Lettura automatica delle fatture

Il secondo pezzo legge con l'AI le fatture e le bolle dei fornitori e propone le righe da caricare a magazzino. Nessuna riga entra senza la conferma di una persona. Per i clienti tedeschi il modello gira su AWS Bedrock nella regione di Francoforte, così dati e inferenza restano nell'Unione Europea.

Cosa ne ricaviamo per altri progetti

Un assistente dentro un gestionale funziona se eredita i permessi del gestionale e se qualcuno ne misura le risposte. Lo stesso schema lo usiamo negli agenti AI per aziende. Il gestionale di partenza è descritto nel caso Aurelia Hub per il lusso in Germania e nella pagina sul gestionale per gioiellerie.